Artikel 1 - Gesetz zur Neuordnung der Aufbewahrung von Notariatsunterlagen und zur Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs bei der Bundesnotarkammer sowie zur Änderung weiterer Gesetze (NotUntAufbÄndG k.a.Abk.)

G. v. 01.06.2017 BGBl. I S. 1396 (Nr. 33); zuletzt geändert durch Artikel 24 G. v. 25.06.2021 BGBl. I S. 2154
Geltung ab 01.01.2022, abweichend siehe Artikel 11

Artikel 1 Änderung der Bundesnotarordnung

Die Bundesnotarordnung in der im Bundesgesetzblatt Teil III, Gliederungsnummer 303-1, veröffentlichten bereinigten Fassung, die zuletzt durch Artikel 9 des Gesetzes vom 12. Mai 2017 (BGBl. I S. 1121) geändert worden ist, wird wie folgt geändert:

abweichendes Inkrafttreten am 09.06.2017

1. In § 23 wird die Angabe „§§ 54a bis 54d" durch die Wörter „die §§ 57 bis 62" ersetzt.

2. Die §§ 33 und 34 werden wie folgt gefasst:

„§ 33 Elektronische Signatur

(1) Der Notar muss über ein auf Dauer prüfbares qualifiziertes Zertifikat eines qualifizierten Vertrauensdiensteanbieters und über die technischen Mittel für die Erzeugung und Validierung qualifizierter elektronischer Signaturen verfügen. Bei der erstmaligen Beantragung eines qualifizierten Zertifikats für elektronische Signaturen hat die Identifizierung durch die öffentliche Beglaubigung der Unterschrift des Notars unter dem Antrag zu erfolgen. Das qualifizierte Zertifikat muss mit einem Attribut versehen sein, welches den Inhaber als Notar ausweist und daneben den Amtssitz des Notars sowie das Land und die Notarkammer enthält, in deren Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat.

(2) Der Notar darf sein qualifiziertes Zertifikat nur von einem qualifizierten Vertrauensdiensteanbieter beziehen, der gewährleistet, dass das Zertifikat unverzüglich gesperrt wird, sobald das Erlöschen des Amtes des Notars oder eine vorläufige Amtsenthebung in das Notarverzeichnis eingetragen wird.

(3) Der Notar darf die zur Erzeugung amtlicher qualifizierter Signaturen bestimmten elektronischen Signaturerstellungsdaten nur selbst verwalten. Er darf die hierzu bestimmte qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit keiner anderen Person überlassen und er darf keine Wissensdaten preisgeben, die er zur Identifikation gegenüber seiner qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit benutzt.

§ 34 Meldepflichten

Der Notar hat der Aufsichtsbehörde sowie derjenigen Notarkammer, in deren Bezirk er seinen Amtssitz hat, unverzüglich mitzuteilen, wenn er feststellt oder begründeten Anlass zu der Annahme hat, dass

1. sein Amtssiegel dauerhaft oder zeitweise abhandengekommen ist oder missbraucht wurde oder eine Fälschung seines Amtssiegels im Umlauf ist,

2. seine qualifizierte elektronische Signaturerstellungseinheit abhandengekommen ist, missbraucht oder manipuliert wurde oder Wissensdaten zur Identifikation des Notars gegenüber der qualifizierten elektronischen Signaturerstellungseinheit einer anderen Person bekannt geworden sind,

3. Wissensdaten oder andere Vorkehrungen, die zum Schutz des Elektronischen Urkundenarchivs, des Elektronischen Notaraktenspeichers, des Zentralen Vorsorgeregisters oder des Zentralen Testamentsregisters vor unbefugtem Zugang vorgesehen sind, missbraucht, manipuliert oder Unbefugten zugänglich geworden sind.

Im Fall des Satzes 1 Nummer 2 hat der Notar außerdem unverzüglich eine Sperrung des qualifizierten Zertifikats bei dem Vertrauensdiensteanbieter zu veranlassen und den Nachweis über die Sperrung mit der Mitteilung nach Satz 1 vorzulegen. Im Fall des Satzes 1 Nummer 3 hat die Notarkammer unverzüglich die Bundesnotarkammer zu unterrichten, wenn Anlass zu der Annahme besteht, dass die Sicherheit des Elektronischen Urkundenarchivs, des Elektronischen Notaraktenspeichers, des Zentralen Vorsorgeregisters oder des Zentralen Testamentsregisters auch im Hinblick auf die von anderen Stellen übermittelten oder verwahrten Daten betroffen ist."

3. Die §§ 35 und 36 werden durch folgenden Abschnitt 4a ersetzt:

„Abschnitt 4a Führung der Akten und Verzeichnisse

Ende abweichendes Inkrafttreten

abweichendes Inkrafttreten am 01.01.2020

§ 35 Führung der Akten und Verzeichnisse

(1) Der Notar ist verpflichtet, Akten und Verzeichnisse so zu führen, dass deren Verfügbarkeit, Integrität, Transparenz und Vertraulichkeit gewährleistet sind.

(2) Der Notar kann Akten und Verzeichnisse in Papierform oder elektronisch führen, soweit die Form nicht durch oder auf Grund eines Gesetzes vorgeschrieben ist. Zusätzlich darf er für die Aktenführung Hilfsmittel verwenden, deren Vertraulichkeit ebenfalls zu gewährleisten ist.

(3) Akten und Verzeichnisse in Papierform darf der Notar außerhalb seiner Geschäftsstelle nur bei der Notarkammer oder mit Genehmigung der Aufsichtsbehörde führen. Seine Verfügungsgewalt muss gewahrt bleiben. Außer im Fall der Führung bei der Notarkammer darf eine gemeinsame Führung nur im Zusammenschluss mit anderen Notaren erfolgen. Die Genehmigung nach Satz 1 ist zu erteilen, wenn sichergestellt ist, dass die Anforderungen des Absatzes 1 und des Satzes 2 eingehalten werden. Die Genehmigung kann mit Auflagen verbunden, mit dem Vorbehalt des Widerrufs erteilt oder befristet werden. Vor der Erteilung oder der Aufhebung der Genehmigung ist die Notarkammer anzuhören. Die Führung bei der Notarkammer ist der Aufsichtsbehörde mitzuteilen.

(4) Elektronische Akten und Verzeichnisse darf der Notar außerhalb der Geschäftsstelle nur im Elektronischen Urkundenarchiv oder im Elektronischen Notaraktenspeicher führen.

(5) Zur Führung der Akten und Verzeichnisse dürfen nur Personen herangezogen werden, die bei dem Notar oder im Fall des Absatzes 3 Satz 3 bei dem Zusammenschluss der Notare beschäftigt sind. Absatz 3 Satz 1 und Absatz 4 bleiben unberührt.

(6) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen ist die verwahrende Stelle verpflichtet, die in Papierform geführten Akten und Verzeichnisse zu vernichten und die elektronisch geführten Akten und Verzeichnisse zu löschen, sofern nicht im Einzelfall eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

Ende abweichendes Inkrafttreten

abweichendes Inkrafttreten am 09.06.2017

§ 36 Verordnungsermächtigung zu Akten und Verzeichnissen

(1) Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die näheren Bestimmungen zu treffen über die vom Notar zu führenden Akten und Verzeichnisse, über deren Inhalt sowie die Art und Weise ihrer Führung. Insbesondere sind darin nähere Bestimmungen zu treffen über

1. die vom Notar zu den Akten zu nehmenden Unterlagen sowie die in die Verzeichnisse einzutragenden Angaben einschließlich der zu erhebenden Daten und der insoweit zu beachtenden Fristen,

2. die Aufbewahrungsfristen,

3. die Einzelheiten der elektronischen Führung von Akten und Verzeichnissen nach § 35 Absatz 2 sowie über die Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, der Integrität, der Transparenz und der Verfügbarkeit auch über die Amtszeit des Notars hinaus einschließlich der zulässigen Datenformate sowie der Schnittstellen und der Datenverknüpfungen zwischen den Akten und Verzeichnissen,

4. die Voraussetzungen, unter denen die durch oder auf Grund eines Gesetzes vorgesehene Übertragung eines in Papierform vorliegenden Schriftstücks in die elektronische Form unterbleiben kann.

Bei der Bemessung der Aufbewahrungsfristen nach Satz 2 Nummer 2 ist insbesondere der Zweck der Verfügbarkeit der Akten und Verzeichnisse im Hinblick auf die Bedürfnisse einer geordneten Rechtspflege sowie der Umstand zu berücksichtigen, dass bei Amtshaftungsansprüchen die Möglichkeit der Sachaufklärung gegeben bleibt.

(2) Die Rechtsverordnung kann vorsehen, dass neben den für das Auffinden von Urkunden erforderlichen Eintragungen weitere Angaben in das Urkundenverzeichnis eingetragen werden können oder sollen. Sie kann zudem nähere Bestimmungen treffen über die Verwendung der im Urkundenverzeichnis gespeicherten Daten

1. im elektronischen Rechtsverkehr mit Gerichten, Behörden und Dritten,

2. zur Führung anderer Akten und Verzeichnisse des Notars sowie

3. für die Zwecke der Aufsicht."

Ende abweichendes Inkrafttreten

4. § 45 wird wie folgt gefasst:

„§ 45 Verwahrung bei Abwesenheit oder Verhinderung

(1) Für die Dauer der Abwesenheit oder Verhinderung kann der Notar, dem kein Vertreter bestellt ist, seine Akten und Verzeichnisse sowie die ihm amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände einem anderen Notar im Bezirk desselben oder eines benachbarten Amtsgerichts in seinem Amtsbezirk oder der Notarkammer, in deren Bezirk er seinen Amtssitz hat, in Verwahrung geben. § 51a gilt entsprechend. Die Verwahrung durch einen anderen Notar ist der Notarkammer und der Aufsichtsbehörde mitzuteilen. Die Verwahrung durch die Notarkammer ist der Aufsichtsbehörde mitzuteilen.

(2) Der Notar oder die Notarkammer, dem oder der die Akten und Verzeichnisse in Verwahrung gegeben sind, hat an Stelle des abwesenden oder verhinderten Notars Ausfertigungen und Abschriften zu erteilen und Einsicht in die Akten zu gewähren.

(3) Hat der Notar für die Dauer seiner Abwesenheit oder Verhinderung seine Akten und Verzeichnisse nicht nach Absatz 1 in Verwahrung gegeben und wird die Erteilung einer Ausfertigung oder Abschrift aus den Akten oder die Einsicht in die Akten verlangt, so hat die Notarkammer, in deren Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat, die Akten und Verzeichnisse in Verwahrung zu nehmen und die beantragte Amtshandlung vorzunehmen. § 51a Absatz 1 und 4 gilt entsprechend.

(4) Der Notar, der die Akten und Verzeichnisse in Verwahrung hat, erteilt die Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften mit seiner Unterschrift und unter seinem Siegel oder Stempel. Dies gilt entsprechend für die Notarkammer, die die Akten und Verzeichnisse in Verwahrung hat. Im Ausfertigungsvermerk soll auf die Abwesenheit oder Verhinderung des Notars hingewiesen werden.

(5) Werden die Akten und Verzeichnisse durch einen anderen Notar verwahrt, stehen diesem die Kosten für die Erteilung von Ausfertigungen oder Abschriften zu. Werden die Akten und Verzeichnisse durch die Notarkammer verwahrt, stehen dieser die Kosten für die Erteilung von Ausfertigungen oder Abschriften zu; die Vorschriften des Gerichts- und Notarkostengesetzes für den Notar, dem die Kosten für seine Tätigkeit selbst zufließen, gelten entsprechend."

5. § 51 wird durch die folgenden §§ 51 und 51a ersetzt:

„§ 51 Verwahrung bei Erlöschen des Amtes oder Verlegung des Amtssitzes

(1) Ist das Amt eines Notars erloschen oder ändert sich auf Grund der Verlegung seines Amtssitzes sein Amtsbereich, ist für die Verwahrung seiner Akten und Verzeichnisse sowie der ihm amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände die Notarkammer zuständig, in deren Bezirk sich der Amtssitz des Notars befunden hat. Die Landesjustizverwaltung kann die Zuständigkeit für die Verwahrung einer anderen Notarkammer oder einem Notar übertragen. § 35 Absatz 1 und § 45 Absatz 2, 4 und 5 gelten entsprechend. Mehrere Notarkammern können sich zur gemeinsamen Verwahrung von Akten und Verzeichnissen zusammenschließen; die eigene Verfügungsgewalt der Notarkammer muss gewahrt bleiben. Die gemeinsame Verwahrung ist der Landesjustizverwaltung mitzuteilen.

(2) Die Siegel und Stempel des Notars hat der Präsident des Landgerichts zu vernichten, in dessen Bezirk sich der Amtssitz des Notars befunden hat.

(3) Wird ein Notar nach dem Erlöschen seines Amtes oder der Verlegung seines Amtssitzes erneut zum Notar bestellt und ihm als Amtssitz ein Ort innerhalb seines früheren Amtsbereichs zugewiesen, kann die Landesjustizverwaltung ihm die Zuständigkeit für die Verwahrung wieder übertragen. Die Akten, Verzeichnisse, amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände sind dem Notar von der Stelle zu übergeben, in deren Verwahrung sie sich zuletzt befunden haben. § 51a gilt mit Ausnahme von Absatz 1 Satz 2 entsprechend.

(4) Wird der Amtssitz eines Notars innerhalb derselben Stadtgemeinde verlegt, bleibt der Notar für die Verwahrung auch dann zuständig, wenn sich dadurch der Amtsbereich ändert. Die Siegel und Stempel sind nicht abzuliefern.

§ 51a Ablieferung verwahrter Gegenstände

(1) In den Fällen des § 51 Absatz 1 ist der Notar verpflichtet, die Akten und Verzeichnisse sowie die ihm amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände bei der für die Verwahrung zuständigen Stelle abzuliefern und ihr den Zugang zu den elektronisch geführten Akten und Verzeichnissen zu ermöglichen. Stempel und Siegel hat der Notar bei dem Präsidenten des Landgerichts abzuliefern. Die Aufsichtsbehörde kann die Ablieferung der in den Sätzen 1 und 2 genannten Gegenstände anordnen. Widerspruch und Anfechtungsklage gegen die Anordnung der Ablieferung haben keine aufschiebende Wirkung.

(2) Die Ablieferung der Akten und Verzeichnisse sowie der amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände nach Absatz 1 Satz 1 hat geordnet und in einem zur Aufbewahrung geeigneten Zustand zu erfolgen. Liefert der Notar Akten, Verzeichnisse und die ihm amtlich übergebenen Urkunden oder Wertgegenstände nicht in einem geordneten und zur Aufbewahrung geeigneten Zustand ab, so kann die zuständige Stelle diese auf Kosten des Notars einem geordneten und zur Aufbewahrung geeigneten Zustand zuführen. Die zuständige Stelle kann sich dritter Personen bedienen; § 18 Absatz 1 bleibt unberührt.

(3) Soweit die Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, hat der Notar vor der Ablieferung nach Absatz 1 Satz 1 die in Papierform verwahrten Akten und Verzeichnisse zu vernichten und die elektronisch verwahrten Akten und Verzeichnisse zu löschen, sofern nicht im Einzelfall eine weitere Aufbewahrung erforderlich ist. Akten und Verzeichnisse, deren Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, hat die zuständige Stelle auf Kosten des Notars zu vernichten oder zu löschen. Die zuständige Stelle kann sich dritter Personen bedienen; § 18 Absatz 1 bleibt unberührt.

(4) Die für die Verwahrung zuständige Stelle ist nicht verpflichtet, die Vollständigkeit der abgelieferten Akten und Verzeichnisse sowie der dem Notar amtlich übergebenen Urkunden zu überprüfen."

6. § 55 wird wie folgt geändert:

a) Absatz 1 wird durch die folgenden Absätze 1 und 2 ersetzt:

„(1) Ist ein Notar vorläufig seines Amtes enthoben und weder ein Vertreter noch ein Notariatsverwalter bestellt, so ist in diesem Zeitraum für die Verwahrung seiner Akten und Verzeichnisse sowie der ihm amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände die Notarkammer zuständig, in deren Bezirk der Notar seinen Amtssitz hat. Die in Papierform vorhandenen Akten und Verzeichnisse des Notars und die ihm amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände sowie Siegel, Stempel und Amtsschild sind von der Notarkammer für die Dauer der vorläufigen Amtsenthebung in Verwahrung zu nehmen. § 45 Absatz 1 Satz 4, Absatz 2, 4 und 5 und § 51a Absatz 4 gelten entsprechend.

(2) Ein vorläufig des Amtes enthobener Notar ist verpflichtet, seine Akten, Verzeichnisse, die ihm amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände sowie Stempel und Siegel an die Notarkammer herauszugeben. Die Aufsichtsbehörde kann die Herausgabe der in Satz 1 genannten Gegenstände anordnen. Widerspruch und Anfechtungsklage gegen die Anordnung der Herausgabe haben keine aufschiebende Wirkung."

b) Der bisherige Absatz 2 wird Absatz 3.

7. § 58 wird wie folgt geändert:

a) Absatz 1 wird wie folgt gefasst:

„(1) Der Notariatsverwalter ist zuständig für die Verwahrung der Akten und Verzeichnisse des Notars, an dessen Stelle er bestellt ist, sowie für die Verwahrung der dem Notar amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände. Sind bei der Bestellung des Notariatsverwalters bereits Akten, Verzeichnisse, amtlich übergebene Urkunden und Wertgegenstände von der Notarkammer in Verwahrung genommen, so sind sie in der Regel zurückzugeben. § 51a Absatz 4 gilt entsprechend."

b) In Absatz 3 Satz 3 werden die Wörter „Bücher und Akten" durch die Wörter „Akten und Verzeichnisse" ersetzt.

8. § 63 Absatz 1 wird wie folgt gefasst:

„(1) Der Notariatsverwalter ist verpflichtet, einem Beauftragten der Notarkammer Einsicht in die Akten und Verzeichnisse sowie in die in seiner Verwahrung befindlichen Urkunden zu gewähren. § 78i bleibt unberührt."

9. In § 64 Absatz 3 Satz 1 werden die Wörter „und Bücher" durch ein Komma und die Wörter „Verzeichnisse, amtlich übergebenen Urkunden und Wertgegenstände" ersetzt.

abweichendes Inkrafttreten am 09.06.2017

10. § 67 wird wie folgt geändert:

a) Absatz 3 wird wie folgt geändert:

aa) In dem Satzteil vor Nummer 1 wird nach dem Wort „obliegt" das Wort „es" eingefügt.

bb) In Nummer 3 wird der Punkt am Ende durch ein Semikolon ersetzt.

cc) Die folgenden Nummern 4 und 5 werden angefügt:

„4. Notardaten und technische Zugangsberechtigungen zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notaraktenspeicher zu verwalten;

5. die Stellung als Notar oder Notariatsverwalter sowie sonstige amts- oder berufsbezogene Angaben bei der Vergabe von qualifizierten Zertifikaten zu bestätigen; die Notarkammer kann die Sperrung eines entsprechenden qualifizierten Zertifikats verlangen."

b) Absatz 4 Satz 2 Nummer 4 wird wie folgt gefasst:

„4. allein oder gemeinsam mit anderen Notarkammern Einrichtungen unterhalten, die ohne rechtliche Verpflichtung Leistungen bei folgenden Schäden ermöglichen:

a) Schäden, die durch vorsätzliche Handlungen von Notaren entstehen und die nicht durch Versicherungsverträge nach Absatz 3 Nummer 3 gedeckt sind,

b) Schäden, die durch amtlich verwahrte, aber nicht mehr aufzufindende Urkunden entstehen, die nicht durch § 19a oder durch Versicherungsverträge nach Absatz 3 Nummer 3 gedeckt sind und für die der Geschädigte auf keine andere zumutbare Weise Ersatz erlangen kann, wobei die Höhe der Leistungen auf 500.000 Euro je Urkunde beschränkt ist."

c) Absatz 5 wird aufgehoben.

d) Der bisherige Absatz 6 wird Absatz 5.

e) Folgender Absatz 6 wird angefügt:

„(6) Die Landesjustizverwaltung benachrichtigt die Notarkammer unverzüglich über

1. die Bestellung eines Notars, Notariatsverwalters oder Notarvertreters, jeweils unter Angabe des Beginns und der Dauer der Bestellung,

2. das Erlöschen des Amtes eines Notars oder Notariatsverwalters und den Widerruf der Bestellung eines Notarvertreters,

3. eine vorläufige Amtsenthebung,

4. die Verlegung eines Amtssitzes eines Notars,

5. eine anderweitige Zuweisung der Verwahrzuständigkeit nach § 51 Absatz 1 Satz 2."

Ende abweichendes Inkrafttreten

11. Dem § 70 Absatz 1 wird folgender Satz angefügt:

„Bei der Erteilung von Ausfertigungen, vollstreckbaren Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften der von der Notarkammer nach den Vorschriften dieses Gesetzes verwahrten Urkunden wird die Notarkammer darüber hinaus von denjenigen Mitgliedern des Vorstandes oder Mitarbeitern der Notarkammer vertreten, die hierzu vom Präsidenten durch eine dauerhaft aufzubewahrende schriftliche oder elektronische Verfügung bestimmt worden sind."

12. In § 71 Absatz 4 Nummer 3 werden nach dem Wort „Beiträge" ein Komma und die Wörter „Gebühren und Auslagen" eingefügt.

13. Dem § 73 wird folgender Absatz 3 angefügt:

„(3) Nimmt der Notar bei der Notarkammer Anlagen, Einrichtungen und Tätigkeiten für die Führung seiner Akten und Verzeichnisse in Anspruch, kann die Notarkammer dafür von dem Notar Gebühren erheben und den Ersatz von Auslagen verlangen."

14. In § 74 Absatz 1 Satz 1 werden die Wörter „Büchern und Akten" durch die Wörter „Akten und Verzeichnissen" ersetzt.

abweichendes Inkrafttreten am 09.06.2017

15. Die §§ 78 bis 78f werden durch die folgenden §§ 78 bis 78o ersetzt:

„§ 78 Aufgaben

(1) Die Bundesnotarkammer hat die ihr durch Gesetz zugewiesenen Aufgaben zu erfüllen. Sie hat insbesondere

1. in Fragen, welche die Gesamtheit der Notarkammern angehen, die Auffassung der einzelnen Notarkammern zu ermitteln und im Wege gemeinschaftlicher Aussprache die Auffassung der Mehrheit festzustellen;

2. in allen die Gesamtheit der Notarkammern berührenden Angelegenheiten die Auffassung der Bundesnotarkammer den zuständigen Gerichten und Behörden gegenüber zur Geltung zu bringen;

3. die Gesamtheit der Notarkammern gegenüber Behörden und Organisationen zu vertreten;

4. Gutachten zu erstatten, die eine an der Gesetzgebung beteiligte Behörde oder Körperschaft des Bundes oder ein Bundesgericht in Angelegenheiten der Notare anfordert;

5. durch Beschluss der Vertreterversammlung Empfehlungen für die von den Notarkammern nach § 67 Absatz 2 zu erlassenden Richtlinien auszusprechen;

6. Richtlinien für die Ausbildung der Hilfskräfte der Notare aufzustellen;

7. den Elektronischen Notaraktenspeicher (§ 78k) zu führen;

8. das Notarverzeichnis (§ 78l) zu führen;

9. die besonderen elektronischen Notarpostfächer (§ 78n) einzurichten.

(2) Die Bundesnotarkammer führt

1. das Zentrale Vorsorgeregister (§ 78a),

2. das Zentrale Testamentsregister (§ 78c),

3. das Elektronische Urkundenarchiv (§ 78h).

(3) Die Bundesnotarkammer kann weitere dem Zweck ihrer Errichtung entsprechende Aufgaben wahrnehmen. Sie kann insbesondere

1. Maßnahmen ergreifen, die der wissenschaftlichen Beratung der Notarkammern und ihrer Mitglieder, der Fortbildung von Notaren, der Aus- und Fortbildung des beruflichen Nachwuchses und der Hilfskräfte der Notare dienen,

2. Notardaten verwalten und

3. die elektronische Kommunikation der Notare mit Gerichten, Behörden und sonstigen Dritten sowie die elektronische Aktenführung und die sonstige elektronische Datenverarbeitung der Notare unterstützen.

§ 78a Zentrales Vorsorgeregister; Verordnungsermächtigung

(1) Die Bundesnotarkammer führt als Registerbehörde ein automatisiertes elektronisches Register über Vorsorgevollmachten und Betreuungsverfügungen. Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz führt die Rechtsaufsicht über die Registerbehörde.

(2) In das Zentrale Vorsorgeregister dürfen Angaben aufgenommen werden über

1. Vollmachtgeber,

2. Bevollmächtigte,

3. die Vollmacht und deren Inhalt,

4. Vorschläge zur Auswahl des Betreuers,

5. Wünsche zur Wahrnehmung der Betreuung und

6. den Vorschlagenden.

(3) Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die näheren Bestimmungen zu treffen über

1. die Einrichtung und Führung des Registers,

2. die Auskunft aus dem Register,

3. die Anmeldung, Änderung und Löschung von Registereintragungen,

4. die Einzelheiten der Datenübermittlung und -speicherung und

5. die Einzelheiten der Datensicherheit.

§ 78b Auskunft und Gebühren

(1) Die Registerbehörde erteilt Gerichten auf Ersuchen Auskunft aus dem Zentralen Vorsorgeregister. Die Befugnis der Gerichte, Notare und Notarkammern zur Einsicht in Registrierungen, die von ihnen verwahrte oder registrierte Urkunden betreffen, bleibt unberührt.

(2) Das Zentrale Vorsorgeregister wird durch Gebühren finanziert. Die Registerbehörde kann Gebühren für die Aufnahme von Erklärungen in das Register erheben. Zur Zahlung der Gebühren sind der Antragsteller und derjenige verpflichtet, der für die Gebührenschuld eines anderen kraft Gesetzes haftet. Mehrere Gebührenschuldner haften als Gesamtschuldner. Gerichte und Notare können die Gebühren für die Registerbehörde entgegennehmen.

(3) Die Gebühren sind so zu bemessen, dass der mit der Einrichtung, der Inbetriebnahme, der dauerhaften Führung und der Nutzung des Zentralen Vorsorgeregisters durchschnittlich verbundene Verwaltungsaufwand einschließlich der Personal- und Sachkosten gedeckt wird. Dabei ist auch der für die Aufnahme von Erklärungen in das Register gewählte Kommunikationsweg zu berücksichtigen.

(4) Die Registerbehörde bestimmt die Gebühren nach Absatz 2 Satz 2 und die Art ihrer Erhebung durch eine Gebührensatzung. Die Satzung bedarf der Genehmigung durch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz. Die Höhe der Gebühren ist regelmäßig zu überprüfen.

§ 78c Zentrales Testamentsregister; Verordnungsermächtigung

(1) Die Bundesnotarkammer führt als Registerbehörde ein automatisiertes elektronisches Register über die Verwahrung erbfolgerelevanter Urkunden und sonstige Daten nach § 78d. Die Erhebung und Verwendung der Daten ist auf das für die Erfüllung der gesetzlichen Aufgaben der Registerbehörde, der Nachlassgerichte und der Verwahrstellen Erforderliche zu beschränken. Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz führt die Rechtsaufsicht über die Registerbehörde.

(2) Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die näheren Bestimmungen zu treffen über

1. die Einrichtung und Führung des Registers,

2. die Auskunft aus dem Register,

3. die Anmeldung, Änderung und Löschung von Registereintragungen,

4. die Einzelheiten der Datenübermittlung und -speicherung und

5. die Einzelheiten der Datensicherheit.

(3) In der Rechtsverordnung können darüber hinaus Bestimmungen zum Inhalt der Sterbefallmitteilungen nach § 78e Satz 1 getroffen werden. Ferner können in der Rechtsverordnung Ausnahmen zugelassen werden von

1. § 78e Satz 3, soweit dies die Sterbefallmitteilung an das Nachlassgericht betrifft;

2. der elektronischen Benachrichtigung nach § 78e Satz 4;

3. der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung nach § 34a Absatz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes und § 347 Absatz 1 bis 3 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit.

§ 78d Inhalt des Zentralen Testamentsregisters

(1) In das Zentrale Testamentsregister werden aufgenommen:

1. Verwahrangaben zu erbfolgerelevanten Urkunden, die

a) von Notaren nach § 34a Absatz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes oder von Gerichten nach Absatz 4 Satz 1 sowie nach § 347 Absatz 1 bis 3 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit zu übermitteln sind,

b) nach § 1 des Testamentsverzeichnis-Überführungsgesetzes zu überführen sind,

2. Mitteilungen, die nach § 9 des Testamentsverzeichnis-Überführungsgesetzes zu überführen sind.

Die gespeicherten Daten sind mit Ablauf des 30. auf die Sterbefallmitteilung folgenden Kalenderjahres zu löschen.

(2) Erbfolgerelevante Urkunden sind Testamente, Erbverträge und alle Urkunden mit Erklärungen, welche die Erbfolge beeinflussen können, insbesondere Aufhebungsverträge, Rücktritts- und Anfechtungserklärungen, Erb- und Zuwendungsverzichtsverträge, Ehe- und Lebenspartnerschaftsverträge und Rechtswahlen. Verwahrangaben sind Angaben, die zum Auffinden erbfolgerelevanter Urkunden erforderlich sind.

(3) Registerfähig sind nur erbfolgerelevante Urkunden, die

1. öffentlich beurkundet worden sind oder

2. in amtliche Verwahrung genommen worden sind.

(4) Handelt es sich bei einem gerichtlichen Vergleich um eine erbfolgerelevante Urkunde im Sinne von Absatz 2 Satz 1, übermittelt das Gericht unverzüglich die Verwahrangaben an die das Zentrale Testamentsregister führende Registerbehörde nach Maßgabe der nach § 78c Absatz 2 und 3 erlassenen Rechtsverordnung. Der Erblasser teilt dem Gericht die zur Registrierung erforderlichen Daten mit.

§ 78e Sterbefallmitteilung

Das zuständige Standesamt hat der Registerbehörde den Tod, die Todeserklärung oder die gerichtliche Feststellung der Todeszeit einer Person mitzuteilen (Sterbefallmitteilung). Die Registerbehörde prüft daraufhin, ob im Zentralen Testamentsregister Angaben nach § 78d Absatz 1 Satz 1 vorliegen. Sie benachrichtigt, soweit es zur Erfüllung der Aufgaben des Nachlassgerichts und der verwahrenden Stellen erforderlich ist, unverzüglich

1. das zuständige Nachlassgericht über den Sterbefall und etwaige Angaben nach § 78d Absatz 1 Satz 1 und

2. die verwahrenden Stellen über den Sterbefall und etwaige Verwahrangaben nach § 78d Absatz 1 Satz 1 Nummer 1.

Die Benachrichtigung erfolgt elektronisch.

§ 78f Auskunft aus dem Zentralen Testamentsregister

(1) Die Registerbehörde erteilt auf Ersuchen

1. Gerichten Auskunft aus dem Zentralen Testamentsregister sowie

2. Notaren Auskunft über Verwahrangaben aus dem Zentralen Testamentsregister.

Die Auskunft wird nur erteilt, soweit sie im Rahmen der Aufgabenerfüllung der Gerichte und Notare erforderlich ist. Auskünfte können zu Lebzeiten des Erblassers nur mit dessen Einwilligung eingeholt werden.

(2) Die Befugnis der Gerichte, Notare und Notarkammern zur Einsicht in Registrierungen, die von ihnen verwahrte oder registrierte Urkunden betreffen, bleibt unberührt.

(3) Die Registerbehörde kann Gerichte bei der Ermittlung besonders amtlich verwahrter Urkunden unterstützen, für die mangels Verwahrungsnachricht keine Eintragung im Zentralen Testamentsregister vorliegt. Die Verwahrangaben der nach Satz 1 ermittelten Verfügungen von Todes wegen sind nach § 347 Absatz 1 bis 3 des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit an das Zentrale Testamentsregister zu melden.

§ 78g Gebühren des Zentralen Testamentsregisters

(1) Das Zentrale Testamentsregister wird durch Gebühren finanziert. Die Registerbehörde kann Gebühren erheben für

1. die Aufnahme von Erklärungen in das Testamentsregister und

2. die Erteilung von Auskünften aus dem Testamentsregister nach § 78f Absatz 1 Satz 1 Nummer 2.

(2) Zur Zahlung der Gebühren sind verpflichtet:

1. im Fall des Absatzes 1 Satz 2 Nummer 1 der Erblasser,

2. im Fall des Absatzes 1 Satz 2 Nummer 2 der Veranlasser des Auskunftsverfahrens.

Mehrere Gebührenschuldner haften als Gesamtschuldner. Gerichte und Notare können die Gebühren für die Registerbehörde entgegennehmen.

(3) Die Gebühren sind so zu bemessen, dass der mit der Einrichtung, der Inbetriebnahme sowie der dauerhaften Führung und Nutzung des Zentralen Testamentsregisters durchschnittlich verbundene Verwaltungsaufwand einschließlich Personal- und Sachkosten gedeckt wird. Dabei sind auch die Kosten für die Überführung der Verwahrungsnachrichten nach dem Testamentsverzeichnis-Überführungsgesetz zu berücksichtigen. Die durch die Aufnahme von Mitteilungen nach § 9 Absatz 1 und 3 des Testamentsverzeichnis-Überführungsgesetzes entstehenden Kosten bleiben außer Betracht.

(4) Die Registerbehörde bestimmt die Gebühren nach Absatz 1 Satz 2 und die Art ihrer Erhebung durch eine Gebührensatzung. Die Satzung bedarf der Genehmigung durch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz. Die Höhe der Gebühren ist regelmäßig zu überprüfen.

§ 78h Elektronisches Urkundenarchiv; Verordnungsermächtigung

(1) Die Bundesnotarkammer betreibt als Urkundenarchivbehörde ein zentrales elektronisches Archiv, das den Notaren die Führung der elektronischen Urkundensammlung, des Urkundenverzeichnisses und des Verwahrungsverzeichnisses ermöglicht (Elektronisches Urkundenarchiv). Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz führt die Rechtsaufsicht über die Urkundenarchivbehörde.

(2) Die Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität, die Vertraulichkeit und die Transparenz der Daten des Urkundenverzeichnisses, des Verwahrungsverzeichnisses und der im Elektronischen Urkundenarchiv verwahrten elektronischen Dokumente müssen für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfrist gewährleistet sein. Die Urkundenarchivbehörde trifft die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, um die Erhaltung des Beweiswerts der verwahrten elektronischen Dokumente dauerhaft zu gewährleisten, ohne dass es einer erneuten Signatur durch die verwahrende Stelle bedarf.

(3) Elektronische Dokumente, die im Elektronischen Urkundenarchiv zusammen verwahrt werden, müssen derart miteinander verknüpft sein, dass sie nur zusammen abgerufen werden können. § 42 Absatz 3 und § 49 Absatz 5 des Beurkundungsgesetzes bleiben unberührt.

(4) Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates die näheren Bestimmungen zu treffen über

1. die Einrichtung des Elektronischen Urkundenarchivs,

2. die Führung und den technischen Betrieb,

3. die Einzelheiten der Datenübermittlung und -speicherung,

4. die Einzelheiten der Datensicherheit und

5. die Erteilung und Entziehung der technischen Verwaltungs- und Zugangsberechtigungen.

§ 78i Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv

Der Zugang zum Urkundenverzeichnis, zum Verwahrungsverzeichnis und zu den im Elektronischen Urkundenarchiv verwahrten elektronischen Dokumenten steht ausschließlich der für die Verwahrung zuständigen Stelle zu. Hierzu trifft die Urkundenarchivbehörde geeignete technische und organisatorische Maßnahmen.

§ 78j Gebühren des Elektronischen Urkundenarchivs

(1) Das Elektronische Urkundenarchiv wird durch Gebühren finanziert. Die Urkundenarchivbehörde kann Gebühren erheben für

1. die Aufnahme von elektronischen Dokumenten in die elektronische Urkundensammlung und

2. die Führung des Verwahrungsverzeichnisses.

(2) Zur Zahlung der Gebühren sind verpflichtet:

1. im Fall des Absatzes 1 Satz 2 Nummer 1 derjenige, der zur Zahlung der Kosten für die jeweilige notarielle Amtshandlung verpflichtet ist, abweichend hiervon

a) im Fall des § 119 Absatz 1 die Staatskasse,

b) im Fall des § 119 Absatz 3 der Notar,

c) im Fall des § 119 Absatz 4 die Notarkammer,

2. im Fall des Absatzes 1 Satz 2 Nummer 2 der Notar.

Mehrere Gebührenschuldner haften als Gesamtschuldner. Notare können die Gebühren für die Urkundenarchivbehörde entgegennehmen.

(3) Die Gebühren sind so zu bemessen, dass der mit der Einrichtung, der Inbetriebnahme sowie der dauerhaften Führung und Nutzung des Elektronischen Urkundenarchivs durchschnittlich verbundene Verwaltungsaufwand einschließlich der Personal- und Sachkosten gedeckt wird. Bei der Bemessung der Gebühren für die Aufnahme von elektronischen Dokumenten in die elektronische Urkundensammlung kann der Umfang des elektronischen Dokuments berücksichtigt werden. Die Gebühr kann im Fall von Unterschriftsbeglaubigungen, die nicht mit der Fertigung eines Entwurfs in Zusammenhang stehen, niedriger bemessen werden.

(4) Die Urkundenarchivbehörde bestimmt die Gebühren nach Absatz 1 Satz 2 und die Art ihrer Erhebung durch eine Gebührensatzung. Die Satzung bedarf der Genehmigung durch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz. Die Höhe der Gebühren ist regelmäßig zu überprüfen.

§ 78k Elektronischer Notaraktenspeicher; Verordnungsermächtigung

(1) Die Bundesnotarkammer betreibt einen zentralen elektronischen Aktenspeicher, der den Notaren die elektronische Führung ihrer nicht im Elektronischen Urkundenarchiv zu führenden Akten und Verzeichnisse sowie die Speicherung sonstiger Daten ermöglicht (Elektronischer Notaraktenspeicher).

(2) Der Elektronische Notaraktenspeicher wird durch Gebühren finanziert. Die Bundesnotarkammer kann Gebühren erheben für die elektronische Führung von Akten und Verzeichnissen sowie die Speicherung sonstiger Daten im Elektronischen Notaraktenspeicher. Zur Zahlung der Gebühren ist der Notar verpflichtet.

(3) Die Gebühren sind so zu bemessen, dass der mit der Einrichtung, der Inbetriebnahme sowie der dauerhaften Führung und Nutzung des Elektronischen Notaraktenspeichers durchschnittlich verbundene Verwaltungsaufwand einschließlich der Personal- und Sachkosten gedeckt wird.

(4) Die Bundesnotarkammer bestimmt die Gebühren nach Absatz 2 Satz 2 und die Art ihrer Erhebung durch eine Gebührensatzung. Die Satzung bedarf der Genehmigung durch das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz. Die Höhe der Gebühren ist regelmäßig zu überprüfen.

(5) Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz hat durch Rechtsverordnung ohne Zustimmung des Bundesrates die näheren Bestimmungen zu treffen über

1. die Einrichtung des Elektronischen Notaraktenspeichers,

2. die Führung und den technischen Betrieb,

3. die Einzelheiten der Datenübermittlung und -speicherung,

4. die Einzelheiten der Datensicherheit und

5. die Erteilung und Entziehung der technischen Verwaltungs- und Zugangsberechtigungen.

§ 78l Notarverzeichnis

(1) Die Bundesnotarkammer führt ein elektronisches Verzeichnis der Notare und Notariatsverwalter (Notarverzeichnis). Jede Notarkammer gibt die Daten zu den in ihr zusammengeschlossenen Notaren und zu den in ihrem Bezirk bestellten Notariatsverwaltern in das Notarverzeichnis ein. Die Notarkammern nehmen Eintragungen unverzüglich auf Grund der Benachrichtigungen durch die Landesjustizverwaltung gemäß § 67 Absatz 6 vor.

(2) Das Notarverzeichnis dient der Information der Behörden und Gerichte, der Rechtsuchenden und der anderen am Rechtsverkehr Beteiligten. Darüber hinaus dient es der Erfüllung der Aufgaben der jeweiligen Notarkammer und der Bundesnotarkammer. Die Einsicht in das Verzeichnis steht jedem unentgeltlich zu. Die Suche in dem Verzeichnis wird durch ein elektronisches Suchsystem ermöglicht.

(3) In das Notarverzeichnis sind einzutragen:

1. die von der Landesjustizverwaltung nach § 67 Absatz 6 mitgeteilten Tatsachen unter Angabe des jeweils maßgeblichen Datums,

2. der Familienname und der oder die Vornamen sowie frühere Familiennamen, die der Notar seit seiner Bestellung geführt hat,

3. Zuständigkeiten für die Aktenverwahrung, die dem Notar nach § 51 Absatz 1 und 3 übertragen sind,

4. der Amtssitz, die Anschrift von Geschäftsstellen sowie die Orte und Termine auswärtiger Sprechtage,

5. die Kammerzugehörigkeit,

6. die Bezeichnung des besonderen elektronischen Notarpostfachs,

7. die Telekommunikationsdaten, die der Notar mitgeteilt hat,

8. Sprachkenntnisse, soweit der Notar solche mitteilt.

Die Eintragungen zu Satz 1 Nummer 1 bis 5 sind von der jeweiligen Notarkammer, die Eintragungen zu Satz 1 Nummer 6 bis 8 von der Bundesnotarkammer vorzunehmen. Die Eintragung von Notarvertretern kann auch unmittelbar durch die zuständige Aufsichtsbehörde erfolgen. Die Notarkammern, die Bundesnotarkammer und die Aufsichtsbehörde tragen die datenschutzrechtliche Verantwortung für die jeweils von ihnen in das Verzeichnis eingegebenen Daten.

(4) Absatz 3 gilt für Notariatsverwalter entsprechend.

(5) Ist ein Notar zu gleichzeitiger Amtsausübung neben dem Beruf des Rechtsanwalts bestellt, können die zu seiner Person zu erhebenden Daten auch automatisiert aus dem Gesamtverzeichnis der Bundesrechtsanwaltskammer (§ 31 der Bundesrechtsanwaltsordnung) abgerufen werden. Das Gleiche gilt bei der Bestellung eines Rechtsanwalts zum Notarvertreter.

(6) Wenn die Eintragungen zur Information der in Absatz 2 Satz 1 genannten Beteiligten über die Zuständigkeit für die Verwahrung von Akten und Verzeichnissen eines Notars oder sonst zur Erfüllung der Aufgaben der Notarkammer oder der Bundesnotarkammer nicht mehr erforderlich sind, werden sie gelöscht.

§ 78m Verordnungsermächtigung zum Notarverzeichnis

(1) Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz regelt durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die Einzelheiten der Datenerhebung für das Notarverzeichnis, der Führung des Notarverzeichnisses und der Einsichtnahme in das Notarverzeichnis. Soweit in der Rechtsverordnung nicht anders geregelt, bleibt die Zulässigkeit der Einrichtung gemeinsamer Verfahren nach § 11 des E-Government-Gesetzes unberührt.

(2) Die Rechtsverordnung kann vorsehen oder gestatten, dass weitere den in § 78l Absatz 2 Satz 1 und 2 genannten Zwecken sowie der Bestellung eines Notarvertreters und seiner Tätigkeit dienende Angaben gespeichert werden. Sie hat in diesem Fall deren Verwendungszweck näher zu bestimmen. Dabei kann insbesondere das Einsichtsrecht beschränkt oder ausgeschlossen werden.

§ 78n Besonderes elektronisches Notarpostfach; Verordnungsermächtigung

(1) Die Bundesnotarkammer richtet zum 1. Januar 2018 für jeden in das Notarverzeichnis eingetragenen Notar ein persönliches elektronisches Postfach ein (besonderes elektronisches Notarpostfach).

(2) Die Bundesnotarkammer hat sicherzustellen, dass der Zugang zum besonderen elektronischen Notarpostfach nur durch ein sicheres Verfahren mit zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln möglich ist. Die Bundesnotarkammer kann unterschiedlich ausgestaltete Zugangsberechtigungen für Notare und andere Personen vorsehen. Sie ist berechtigt, die in dem besonderen elektronischen Notarpostfach gespeicherten Nachrichten nach angemessener Zeit zu löschen. Das besondere elektronische Notarpostfach soll barrierefrei ausgestaltet sein.

(3) Wird das Erlöschen des Amtes des Notars oder die vorläufige Amtsenthebung in das Notarverzeichnis eingetragen, hebt die Bundesnotarkammer die Zugangsberechtigung zum besonderen elektronischen Notarpostfach auf. Sie löscht das besondere elektronische Notarpostfach, sobald es nicht mehr benötigt wird.

(4) Die Absätze 1 bis 3 gelten für Notariatsverwalter entsprechend.

(5) Das Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz regelt durch Rechtsverordnung mit Zustimmung des Bundesrates die Einzelheiten der besonderen elektronischen Notarpostfächer, insbesondere Einzelheiten

1. ihrer Einrichtung und der hierzu erforderlichen Datenübermittlung,

2. ihrer technischen Ausgestaltung einschließlich ihrer Barrierefreiheit,

3. ihrer Führung,

4. der Zugangsberechtigung und der Nutzung,

5. des Löschens von Nachrichten und

6. ihrer Löschung.

§ 78o Beschwerde

(1) Gegen Entscheidungen der Registerbehörde nach den §§ 78a bis 78g und der Urkundenarchivbehörde nach § 78j, auch soweit diese auf Grund einer Rechtsverordnung oder Satzung nach den genannten Vorschriften erfolgen, findet ohne Rücksicht auf den Wert des Beschwerdegegenstandes die Beschwerde nach den Vorschriften des Gesetzes über das Verfahren in Familiensachen und in den Angelegenheiten der freiwilligen Gerichtsbarkeit statt, soweit sich nicht aus den folgenden Absätzen etwas anderes ergibt.

(2) Die Beschwerde ist bei der Behörde einzulegen, die die Entscheidung getroffen hat. Diese kann der Beschwerde abhelfen. Beschwerden, denen sie nicht abhilft, legt sie dem Landgericht am Sitz der Bundesnotarkammer vor.

(3) Die Rechtsbeschwerde ist nicht zulässig."

Ende abweichendes Inkrafttreten

16. § 93 wird wie folgt geändert:

a) In Absatz 2 Satz 2 werden die Wörter „Bücher, Verzeichnisse und Akten" durch die Wörter „Akten und Verzeichnisse" ersetzt.

b) In Absatz 3 Satz 3 werden die Wörter „und Bücher" gestrichen.

c) Absatz 4 wird wie folgt gefasst:

„(4) Der Notar ist verpflichtet, den Aufsichtsbehörden oder den von diesen mit der Prüfung Beauftragten Einsicht in die Akten und Verzeichnisse sowie die in seiner Verwahrung befindlichen Urkunden zu gewähren und ihnen diese auszuhändigen. Der Notar hat ihnen zudem den Zugang zu den Anlagen zu gewähren, mit denen personenbezogene Daten automatisiert verarbeitet werden, sowie ihnen die für die Zwecke der Aufsicht notwendigen Auskünfte zu erteilen. § 78i bleibt unberührt. Personen, mit denen sich der Notar zur gemeinsamen Berufsausübung verbunden oder mit denen er gemeinsame Geschäftsräume hat oder hatte, sind verpflichtet, den Aufsichtsbehörden Auskünfte zu erteilen und Akten und Verzeichnisse vorzulegen, soweit dies für die Prüfung der Einhaltung der Mitwirkungsverbote erforderlich ist. Dies gilt auch für Dritte, mit denen eine berufliche Verbindung im Sinne von § 27 Absatz 1 Satz 2 besteht oder bestanden hat."

17. § 113 wird wie folgt geändert:

a) In Absatz 17 Satz 10 werden die Wörter „Akten, Urkunden, Konten, Verzeichnisse und Bücher" durch die Wörter „Urkunden, Akten, Verzeichnisse und Konten" ersetzt.

b) In Absatz 18 Satz 1 werden die Wörter „Büchern und Akten" durch die Wörter „Akten und Verzeichnissen" ersetzt.

18. Die §§ 118 bis 120 werden wie folgt gefasst:

„§ 118 Übergangsvorschrift für Akten, Bücher und Verzeichnisse

(1) Für die Bücher des Notars der Jahrgänge bis einschließlich 2021 gelten die die Akten und Verzeichnisse betreffenden Regelungen der §§ 45, 51a, 55 Absatz 1 und 2, des § 58 Absatz 1 und 3 Satz 3, der §§ 63, 74, 93 Absatz 2 Satz 2, Absatz 3 Satz 3 und Absatz 4 Satz 1 und 2 sowie des § 113 Absatz 17 und 18 entsprechend.

(2) Für Akten, Bücher und Verzeichnisse, die das Amtsgericht bereits vor dem 1. Januar 2022 in Verwahrung genommen hat, sind die §§ 45, 51 Absatz 1 Satz 2 und 3 und Absatz 3, § 55 Absatz 1 und § 58 Absatz 1 in ihrer am 31. Dezember 2021 geltenden Fassung weiter anzuwenden.

(3) Die Aufbewahrungsfristen für die von dem Amtsgericht oder der Notarkammer verwahrten Akten, Bücher und Verzeichnisse richten sich nach den für den Notar geltenden Vorschriften.

§ 119 Übergangsvorschrift für bereits verwahrte Urkundensammlungen

(1) Das Amtsgericht kann von ihm verwahrte Schriftstücke aus den Urkundensammlungen der Notare einschließlich der Vermerkblätter in die elektronische Form übertragen. Die elektronischen Dokumente sind in elektronischen Urkundensammlungen zu verwahren. Für jede elektronische Urkundensammlung ist ein Urkundenverzeichnis anzulegen. § 55 Absatz 2 des Beurkundungsgesetzes gilt entsprechend. Die in den Urkundensammlungen verwahrten Erbverträge sind zuvor zu gesonderten Sammlungen zu nehmen und in den Urkundensammlungen durch beglaubigte Abschriften zu ersetzen. Für die Übertragung der Papierdokumente in die elektronische Form und die Einstellung der elektronischen Dokumente in die elektronischen Urkundensammlungen gilt § 56 Absatz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes entsprechend; anstelle des Notars handelt der Urkundsbeamte der Geschäftsstelle. Für die rechtliche Stellung der elektronischen Dokumente gilt § 56 Absatz 3 des Beurkundungsgesetzes entsprechend. In das Urkundenverzeichnis werden aus der Urkundenrolle mindestens die Angaben zum Namen und Amtssitz des Notars, zum Jahrgang der Urkundenrolle und zu der laufenden Nummer aufgenommen, unter der das Amtsgeschäft in der Urkundenrolle eingetragen ist.

(2) An den jeweiligen elektronischen Dokumenten setzen sich die bis zur Übertragung geltenden Aufbewahrungsfristen fort. Die Aufbewahrungsfristen für die übertragenen Dokumente richten sich ab der Übertragung nach den ab dem 1. Januar 2022 für den Notar geltenden Vorschriften. Die Aufbewahrungsfristen für die übertragenen Dokumente beginnen mit dem ersten Tag des auf die Einstellung der elektronischen Dokumente in das Elektronische Urkundenarchiv folgenden Kalenderjahres neu und enden spätestens mit dem Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die jeweiligen elektronischen Dokumente. Für die Urkundenverzeichnisse gelten die Aufbewahrungsfristen für die Urkundenrollen entsprechend.

(3) Der Notar kann Schriftstücke aus von ihm verwahrten Urkundensammlungen der Jahrgänge bis einschließlich 2021 einschließlich der Vermerkblätter in die elektronische Form übertragen sowie auch ohne eine solche Übertragung Urkundenverzeichnisse anlegen. Absatz 1 Satz 2 bis 8 und Absatz 2 gelten entsprechend.

(4) Die Notarkammer kann Schriftstücke aus von ihr verwahrten Urkundensammlungen der Jahrgänge bis einschließlich 2021 einschließlich der Vermerkblätter in die elektronische Form übertragen sowie auch ohne eine solche Übertragung Urkundenverzeichnisse anlegen. Absatz 1 Satz 2 bis 8, Absatz 2 und § 70 Absatz 1 Satz 2 gelten entsprechend.

§ 120 Übergangsvorschrift für die Übernahme durch ein öffentliches Archiv

(1) Zum Ablauf der jeweiligen Aufbewahrungsfristen sind die Urkundenrolle, das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und die in der Urkundensammlung verwahrten Schriftstücke der Jahrgänge bis einschließlich 2021 dem zuständigen öffentlichen Archiv nach den jeweiligen archivrechtlichen Vorschriften zur Übernahme anzubieten.

(2) Werden Urkundensammlungen der Jahrgänge bis einschließlich 2021, deren Aufbewahrungsfristen noch nicht abgelaufen sind, bereits vom zuständigen öffentlichen Archiv verwahrt, so werden Ausfertigungen, vollstreckbare Ausfertigungen und Abschriften vom Notar erteilt, wenn es sich um Urkunden eines noch in seinem Amt befindlichen Notars oder um Urkunden handelt, die auf Grund des § 51 Absatz 1 Satz 2 einem anderen Notar zur Verwahrung übergeben worden waren. In sonstigen Fällen werden sie von dem Amtsgericht erteilt, in dessen Bezirk der Notar seinen Sitz hatte. § 45 Absatz 4 und 5 Satz 1 dieses Gesetzes sowie § 797 Absatz 3 der Zivilprozessordnung gelten entsprechend. Für die Erteilung von Ausfertigungen und Abschriften durch das Amtsgericht gelten die Vorschriften über die Erteilung von Ausfertigungen oder Abschriften gerichtlicher Urkunden. Abweichend von § 45 Absatz 5 stehen die Kosten in diesem Fall der Staatskasse zu."

19. (aufgehoben)

Text in der Fassung des Artikels 24 Gesetz zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften G. v. 25. Juni 2021 BGBl. I S. 2154, 2022 BGBl. I S. 666 m.W.v. 1. August 2021