§ 2 - Bundesbußgeldaktenführungsverordnung (BBußAktFV)

V. v. 08.01.2020 BGBl. I S. 63 (Nr. 2)
Geltung ab 11.01.2020; FNA: 454-1-11 Recht der Ordnungswidrigkeiten

§ 2 Struktur und Format elektronischer Akten; Repräsentat

(1) ¹In der elektronischen Akte werden zur Akte gebrachte elektronische Dokumente einschließlich zugehöriger Signaturdateien sowie sonstige zur Akte gebrachte Dateien und Informationen gespeichert. ²Elektronische Empfangsbekenntnisse sowie elektronische Formulare, die als strukturierte maschinenlesbare Datensätze übermittelt worden sind (§ 110b des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten), werden als Datensätze in der elektronischen Akte gespeichert.

(2) ¹Die nach Absatz 1 in der elektronischen Akte gespeicherten Inhalte müssen jederzeit zusätzlich als elektronische Dokumente im Format PDF/A wiedergegeben werden können; diese Dokumente bilden das Repräsentat. ²Das Repräsentat muss den gesamten zur Akte gebrachten Inhalt mit Ausnahme der nur für die Datenverarbeitung notwendigen Struktur-, Definitions- und Schemadateien wiedergeben. ³Soweit die Wiedergabe eines Inhalts technisch nicht möglich ist, ist ein entsprechender Hinweis in das Repräsentat aufzunehmen. ⁴An die Stelle von Signaturdateien treten im Repräsentat Vermerke über das Ergebnis der Signaturprüfung. ⁵Das Repräsentat muss druckbar, kopierbar und, soweit technisch möglich, durchsuchbar sein. ⁶Die Seiten des Repräsentats sind so zu nummerieren, dass sie eindeutig zitiert werden können.

(3) Bei der elektronischen Aktenführung sind alle Daten vorzuhalten, die erforderlich sind, um den für die Übermittlung von elektronischen Akten vorgesehenen strukturierten maschinenlesbaren Datensatz im Dateiformat XML gemäß der Bekanntmachung nach § 6 der Bußgeldaktenübermittlungsverordnung zu erzeugen und die Bearbeitung zu unterstützen.

(4) ¹Als Bußgeldbehörden tätige Verwaltungsbehörden müssen Bußgeldakten mindestens nach Maßgabe der in Absatz 1 niedergelegten Grundsätze führen. ²Sie sollen die in den Absätzen 2 und 3 niedergelegten Grundsätze beachten.