§ 5 - Personalaktenverordnung Soldaten (SPersAV)

V. v. 31.08.1995 BGBl. I S. 1159; aufgehoben durch Artikel 34 G. v. 04.08.2019 BGBl. I S. 1147
Geltung ab 27.09.1995; FNA: 51-1-24 Rechtsstellung der Soldaten

§ 5

(1) ¹Mit der Beendigung des Dienstverhältnisses sind die Personalakten den dienstleistungsüberwachenden und wehrüberwachenden Kreiswehrersatzämtern zuzuleiten. ²Besteht ein Anspruch auf Versorgungsbezüge, sind die Personalakten zunächst an die zuständige Wehrbereichsverwaltung abzugeben. ³Die Personalakten ausscheidender Generale verbleiben im Bundesministerium der Verteidigung. ⁴Teilakten können ihrer Zweckbestimmung entsprechend an anderer Stelle aufbewahrt werden. ⁵Die Personalakten unanfechtbar anerkannter Kriegsdienstverweigerer sind bei Umwandlung in ein Zivildienstverhältnis dem Bundesamt für den Zivildienst zuzusenden.

(2) Die Personalakten - Teilakten nur soweit nicht andere Aufbewahrungsfristen gelten - sind für folgende Zeiträume aufzubewahren:

1. für Berufssoldaten nach Beendigung des Dienstverhältnisses bis zum Ende des Jahres, in dem sie das 70. Lebensjahr vollendet haben,

2. für die übrigen Angehörigen der Reserve bis zum Ende des Jahres, in dem sie das 65. Lebensjahr vollendet haben,

3. für frühere Soldaten, die nicht mehr dienstfähig oder, soweit keine Dienstleistung nach dem Soldatengesetz in Betracht kommt, nicht mehr wehrdienstfähig sind, vom Wehrdienst ausgeschlossen oder befreit worden sind, aus anderen als aus Altersgründen aus der Dienstleistungspflicht oder der Wehrpflicht ausscheiden oder verstorben sind, bis zum Ablauf von fünf Jahren nach Eintritt des Ereignisses.

(3) ¹Unterlagen zu Anträgen auf Gewährung von Nebengebührnissen wie Beihilfen, Reisekosten oder Trennungsgeld sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen ist, zu vernichten. ²Für zahlungsbegründende Unterlagen nach Satz 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. ³Soweit diesen Anträgen Unterlagen beigefügt wurden, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind diese zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt wurden, nicht mehr benötigt werden; als Zweck, zu dem die Unterlagen vorgelegt sind, gelten auch Verfahren, mit denen Rabatte oder Erstattungen geltend gemacht werden. ⁴Die Gesundheitsunterlagen sind bis zum Ablauf des 90. Lebensjahres des Soldaten aufzubewahren und danach zu vernichten. ⁵Nach Ablauf der Dienstzeit werden die Teile der Gesundheitsunterlagen, deren Inhalte die Verwendungs- oder Dienstfähigkeit oder die Tauglichkeit bestimmen, als Arztsache der übrigen Personalakte zugeführt. ⁶Sie können nach Ende der Wehrüberwachung zentral beim Institut für Wehrmedizinalstatistik und Berichtswesen aufbewahrt werden.

(4) Die Besoldungs- und Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die letzte Zahlung geleistet worden ist; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(5) ¹Personenbezogene Daten über psychologische Untersuchungen und Tests, die zur Überprüfung der getroffenen psychologischen Eignungsfeststellungen gespeichert bzw. aufbewahrt werden, sind zu löschen oder zu vernichten, wenn ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist, spätestens aber nach zehn Jahren. ²Ausnahmen gelten insbesondere für fliegendes Personal, Flugsicherungspersonal oder Kampftaucher; in diesen Fällen verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. ³die Frist verlängert sich weiter, wenn Grund zu der Annahme besteht, daß durch die Löschung oder Vernichtung schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden.

(6) ¹Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Personalakten dem Bundesarchiv-Militärarchiv zur Übernahme anzubieten. ²Personalakten, die nicht archiviert werden, sind zu vernichten, sofern nicht nach anderen Bestimmungen eine längere Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist.

Text in der Fassung des Artikels 7 Gesetz zur Unterstützung der Fachkräftegewinnung im Bund und zur Änderung weiterer dienstrechtlicher Vorschriften G. v. 15. März 2012 BGBl. I S. 462, 1489 m.W.v. 22. März 2012