Abschnitt 11 - Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV)

Artikel 1 V. v. 13.10.2020 BGBl. I S. 2246 (Nr. 48); zuletzt geändert durch Artikel 6 G. v. 21.12.2021 BGBl. 2021 II S. 1282
Geltung ab 01.01.2022, abweichend siehe Artikel 3; FNA: 303-1-5 Notare, Rechtsanwälte, Rechtsberater; Beurkundung

Abschnitt 11 Elektronisches Urkundenarchiv und Elektronischer Notariatsaktenspeicher

Unterabschnitt 1 Allgemeine Vorschriften

§ 54 Funktionen des Elektronischen Urkundenarchivs und des Elektronischen Notariatsaktenspeichers

(1) ¹Das Elektronische Urkundenarchiv ermöglicht

1. diejenigen Eintragungen in das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis, zu denen die zuständige Stelle verpflichtet ist, und

2. die Aufnahme derjenigen elektronischen Dokumente, die die zuständige Stelle in der elektronischen Urkundensammlung aufzubewahren hat.

²Die Bundesnotarkammer kann weitere Eintragungen in das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis sowie die Aufnahme weiterer elektronischer Dokumente in die elektronische Urkundensammlung zulassen.

(2) Die Bundesnotarkammer kann über die Funktion des Elektronischen Notariatsaktenspeichers nach § 78k Absatz 1 der Bundesnotarordnung hinaus weitere ergänzende Funktionen anbieten, insbesondere

1. die Überleitung der gespeicherten Inhalte bei einer Änderung der Verwahrungszuständigkeit, ohne dass es der Übergabe eines physischen Datenträgers bedarf,

2. die strukturierte Speicherung derjenigen Akten und Verzeichnisse, zu deren Führung eine Verpflichtung besteht,

3. die strukturierte Speicherung von Hilfsmitteln (§ 35 Absatz 2 Satz 2 der Bundesnotarordnung),

4. die Erhaltung des Beweiswerts der gespeicherten elektronischen Dokumente, ohne dass es einer erneuten Signatur durch die verwahrende Stelle bedarf, und

5. die Übermittlung von gespeicherten elektronischen Dokumenten durch und an die für die Verwahrung elektronischer Aufzeichnungen zuständige Stelle sowie die sichere Möglichkeit der Einsichtnahme durch befugte Dritte.

(3) Die Gestaltung des Elektronischen Urkundenarchivs und des Elektronischen Notariatsaktenspeichers einschließlich des Zugangs zu diesen soll die Anforderungen der Barrierefreiheit im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung berücksichtigen.

Text in der Fassung des Artikels 1 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 55 Technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher

(1) ¹Dem Notar ist eine technische Zugangsberechtigung für diejenigen elektronischen Aufzeichnungen zu gewähren, für deren Verwahrung er zuständig ist. ²Gleiches gilt für den Notariatsverwalter.

(2) Der Notarvertretung ist eine technische Zugangsberechtigung für diejenigen elektronischen Aufzeichnungen einzuräumen, für deren Verwahrung der vertretene Notar zuständig ist.

(3) Den Personen, die die Notarkammer bei der Erteilung von Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften vertreten, ist eine technische Zugangsberechtigung für diejenigen elektronischen Aufzeichnungen zu gewähren, für deren Verwahrung die Notarkammer zuständig ist.

(4) ¹Sonstigen Personen, die bei einer für die Verwahrung elektronischer Aufzeichnungen zuständigen Stelle beschäftigt sind, kann eine technische Zugangsberechtigung für die von dieser Stelle verwahrten Aufzeichnungen eingeräumt werden. ²Technische Zugangsberechtigungen nach Satz 1 können in ihrem Umfang eingeschränkt werden.

(5) Für Personen nach den Absätzen 3 und 4 gilt § 5 Absatz 3 und 4 entsprechend.

Text in der Fassung des Artikels 1 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 56 Sicherungsmaßnahmen gegen Missbrauch

Die Bundesnotarkammer hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Verhinderung der missbräuchlichen Einräumung, Überleitung, Entziehung oder Ausübung von technischen Zugangsberechtigungen zu treffen.

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§ 57 Sichere informationstechnische Netze

Das Elektronische Urkundenarchiv und der Elektronische Notariatsaktenspeicher sind nur über solche informationstechnischen Netze zugänglich, die durch eine staatliche Stelle oder im Auftrag einer staatlichen Stelle oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts betrieben werden und die mit dem Elektronischen Urkundenarchiv oder dem Elektronischen Notariatsaktenspeicher gesichert verbunden sind.

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Unterabschnitt 2 Elektronisches Urkundenarchiv

§ 58 Einräumung und Überleitung der technischen Zugangsberechtigung

(1) Die technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv nach § 55 Absatz 1 soll in dem Fall, in dem zuvor eine andere Stelle für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständig war, von dieser Stelle übergeleitet werden.

(2) Die technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 2 soll von der nach § 55 Absatz 1 zugangsberechtigten Person eingeräumt werden.

(3) Die technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 3 soll von der zuvor für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständigen Stelle übergeleitet werden.

(4) ¹Die technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 4 ist durch die für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständige Stelle einzuräumen. ²Diese Stelle kann den bei ihr beschäftigten Personen auch die Befugnis einräumen, weitere technische Zugangsberechtigungen zu erteilen. ³Befugnisse nach Satz 2 können in ihrem Umfang eingeschränkt werden.

(5) ¹Wird die technische Zugangsberechtigung in den Fällen des § 55 Absatz 1 bis 3 nicht durch die in den Absätzen 1 bis 3 bezeichneten Stellen übergeleitet oder eingeräumt, so ist sie durch die Notarkammer einzuräumen. ²Die Einräumung erfolgt in den Fällen, in denen ein Zugang zu denjenigen elektronischen Aufzeichnungen eingeräumt wird, für deren Verwahrung zuvor eine andere Stelle zuständig war, aufgrund eines Beschlusses des Vorstands der Notarkammer. ³Kann ein Beschluss des Vorstands nicht rechtzeitig herbeigeführt werden, so entscheidet der Präsident der Notarkammer. ⁴In diesem Fall ist die Entscheidung des Vorstands unverzüglich nachzuholen.

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§ 59 Wegfall und Entziehung der technischen Zugangsberechtigung

(1) Die Bundesnotarkammer hat im Zusammenwirken mit den Notarkammern sicherzustellen, dass eine technische Zugangsberechtigung endet, wenn

1. im Fall des § 55 Absatz 1 das Amt erlischt oder der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt wird,

2. im Fall des § 55 Absatz 2 oder 3 die Vertretung endet und

3. im Fall des § 55 Absatz 4 die für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständige Stelle wechselt.

(2) Die technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 2 soll im Fall einer ständigen Vertretung von der nach § 55 Absatz 1 zugangsberechtigten Person vorübergehend entzogen werden, solange keine Amtsbefugnis nach § 44 Absatz 1 Satz 1 der Bundesnotarordnung besteht.

(3) Eine technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 4 kann jederzeit durch die für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständige Stelle oder eine von dieser entsprechend befugte Person entzogen werden.

(4) ¹Wird der Notar vorläufig seines Amtes enthoben, ohne dass sich die Zuständigkeit für die Verwahrung der amtlichen Bestände ändert, so hat ihm die Notarkammer die technische Zugangsberechtigung zu entziehen, soweit nicht ausnahmsweise ein Zugang geboten ist. ²Weitere technische Zugangsberechtigungen und Befugnisse im Sinne des § 55 Absatz 4 und des § 58 Absatz 4 Satz 2 bleiben von der Entziehung der Zugangsberechtigung nach Satz 1 unberührt. ³Sie können von dem Notar nicht mehr geändert oder widerrufen werden.

(5) ¹Die Bundesnotarkammer oder die Notarkammer können einer Person die technische Zugangsberechtigung vorübergehend entziehen, wenn die Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung besteht. ²Die vorübergehende Entziehung ist unverzüglich zu beenden, wenn diese Gefahr nicht mehr besteht.

Text in der Fassung des Artikels 1 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 60 Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen

(1) ¹Die Bundesnotarkammer hat im Hinblick auf die Einräumung, die Überleitung und die Entziehung der technischen Zugangsberechtigungen zum Elektronischen Urkundenarchiv den jeweiligen Zeitpunkt und die jeweils beteiligten Personen und Notarkammern zu dokumentieren. ²Die Bundesnotarkammer kann weitere Dokumentationstatbestände vorsehen. ³Die Dokumentation nach Satz 1 ist für 100 Jahre aufzubewahren und sodann unverzüglich zu löschen.

(2) ¹Die Bundesnotarkammer kann den für die Verwahrung elektronischer Aufzeichnungen zuständigen Stellen und den Notarkammern Informationen über die erteilten technischen Zugangsberechtigungen übermitteln. ²Soweit die Dokumentation nach Absatz 1 für eine rechtliche Überprüfung dahingehend erforderlich ist, welche Person welche Eintragungen vorgenommen hat, hat die Bundesnotarkammer der für die Überprüfung zuständigen Stelle die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen.

Text in der Fassung des Artikels 1 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 61 Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit

(1) Zum Schutz und zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit der im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten und zu speichernden Daten, der damit verbundenen Datenübermittlungen sowie der elektronischen Kommunikation hat die Bundesnotarkammer insbesondere sicherzustellen, dass

1. die Anmeldung zum Elektronischen Urkundenarchiv mit mindestens zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln erfolgt, wobei für den Zugang zur elektronischen Urkundensammlung ein auf einer kryptographischen Hardwarekomponente gespeicherter Schlüssel zu verwenden ist,

2. die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten für die Dauer der in dieser Verordnung bestimmten Aufbewahrungsfristen verfügbar sind,

3. für den Fall, dass Eintragungen im Urkundenverzeichnis oder im Verwahrungsverzeichnis geändert werden, Inhalt und Datum der Änderung nachvollziehbar bleiben,

4. für den Fall, dass Dokumente aus der elektronischen Urkundensammlung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden sollen,

a) die Dokumente unverzüglich gesperrt und 150 Tage nach Erteilung des Löschungsbefehls gelöscht werden und

b) die Tatsache der Löschung und deren Datum nachvollziehbar bleiben,

5. die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten in angemessenen Intervallen in Datensicherungen aufgenommen werden, welche ohne Anbindung an informationstechnische Netze aufbewahrt werden, und

6. die Zuverlässigkeit der mit dem technischen Betrieb des Elektronischen Urkundenarchivs befassten Personen gewährleistet ist, insbesondere wenn für diese die Möglichkeit zur Kenntnisnahme der im Urkundenverzeichnis oder im Verwahrungsverzeichnis gespeicherten Daten besteht.

(2) ¹Die Bundesnotarkammer hat ein Funktions- und Sicherheitskonzept zu erstellen und umzusetzen. ²In diesem sind die nach § 54 Absatz 1 Satz 2 zugelassenen weiteren Aufzeichnungen zu bestimmen. ³Zudem sind in ihm die einzelnen technischen und organisatorischen Maßnahmen festzulegen, die nach dem Stand der Technik Folgendes gewährleisten:

1. den Datenschutz,

2. die Datensicherheit,

3. die Wahrung der Integrität, Authentizität, Verkehrsfähigkeit, Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Vertraulichkeit sowie

4. die Umsetzung der Vorgaben dieser Verordnung.

⁴Das Funktions- und Sicherheitskonzept und dessen Umsetzung sind durch die Bundesnotarkammer regelmäßig zu überprüfen.

(3) ¹Die Bundesnotarkammer hat in dem Funktions- und Sicherheitskonzept geeignete technische und organisatorische Maßnahmen festzulegen, um die Übermittlung und Speicherung der im Elektronischen Urkundenarchiv zu speichernden Daten zu ermöglichen. ²Bei der Festlegung der Struktur, der technischen Architektur, der Datenformate, der maximalen Dateigrößen, der Schnittstellen und der Speichermedien für das Elektronische Urkundenarchiv hat die Bundesnotarkammer insbesondere zu berücksichtigen, welche Auswirkungen die genannten Faktoren auf die Datenübermittlung und die Funktionsfähigkeit des Elektronischen Urkundenarchivs sowie auf die Transparenz, die dauerhafte Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Verkehrsfähigkeit der gespeicherten Daten haben. ³Hat die Bundesnotarkammer in dem Funktions- und Sicherheitskonzept bestimmte Dateiformate oder maximale Dateigrößen oder damit verbundene Verfahren für das Elektronische Urkundenarchiv festgelegt, so sind diese Vorgaben im Verkündungsblatt der Bundesnotarkammer bekanntzumachen. ⁴Die von der Bundesnotarkammer bekanntgemachten Vorgaben sind bei der Nutzung des Elektronischen Urkundenarchivs zu beachten.

(4) ¹Daten zu Änderungen und Löschungen nach Absatz 1 Nummer 3 und 4 sind von der Bundesnotarkammer so lange zu speichern, wie die entsprechende Eintragung aufzubewahren ist und sodann unverzüglich zu löschen. ²Daten, die nicht zu den gesetzlich vorgeschriebenen Inhalten des Elektronischen Urkundenarchivs gehören, können von der Speicherung ausgenommen werden.

(5) ¹Die Bundesnotarkammer ist für die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datensicherheit verantwortlich. ²Im Übrigen ist die für die Verwahrung elektronischer Aufzeichnungen zuständige Stelle datenschutzrechtlich verantwortlich. ³Personen nach Absatz 1 Nummer 6 sind befugt, auf die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten zuzugreifen, wenn dies zur Durchführung von Wartungsarbeiten oder zur Beseitigung von Störungen des technischen Systems erforderlich ist.

Text in der Fassung des Artikels 1 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 62 Maßnahmen bei technischer Handlungsunfähigkeit der Notarkammern

¹Sind bei einer Notarkammer die technischen Voraussetzungen für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit dem Elektronischen Urkundenarchiv nicht mehr gegeben, so trifft die Bundesnotarkammer die zur Wiederherstellung der technischen Handlungsfähigkeit der Notarkammer notwendigen Maßnahmen. ²Diese Maßnahmen sollen in dem Funktions- und Sicherheitskonzept nach § 61 Absatz 2 beschrieben werden.

Text in der Fassung des Artikels 1 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

Unterabschnitt 3 Elektronischer Notariatsaktenspeicher

§ 63 Nutzungsverhältnis und technische Zugangsberechtigung

(1) ¹Für den Elektronischen Notariatsaktenspeicher kann die Bundesnotarkammer ein Nutzungsverhältnis nur mit Notaren, Notariatsverwaltern oder Notarkammern begründen. ²Das Nutzungsverhältnis ist auf die amtlichen Tätigkeiten der Nutzenden beschränkt.

(2) Die Bundesnotarkammer hat den Nutzenden eine technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher einzuräumen.

(3) ¹§ 58 Absatz 2 und 4 sowie § 59 gelten entsprechend. ²Im Fall des § 54 Absatz 2 Nummer 1 gilt zudem § 58 Absatz 1 und 3 entsprechend.

Text in der Fassung des Artikels 1 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 64 Zugang

(1) ¹Der Zugang zu den im Elektronischen Notariatsaktenspeicher gespeicherten Aufzeichnungen steht ausschließlich der für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständigen Stelle zu. ²Die Bundesnotarkammer hat hierzu geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen.

(2) ¹Abweichend von Absatz 1 kann die für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständige Stelle Beteiligten oder von diesen ermächtigten Personen sowie der Notarkasse oder der Ländernotarkasse einen zeitlich beschränkten Zugang zu einzelnen im Elektronischen Notariatsaktenspeicher gespeicherten Aufzeichnungen einräumen. ²Abweichend von § 57 muss der Zugang in diesem Fall nicht über sichere informationstechnische Netze erfolgen.

Text in der Fassung des Artikels 1 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 65 Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen

¹Die Bundesnotarkammer kann vorsehen, dass die Einräumung, die Überleitung und die Entziehung der technischen Zugangsberechtigungen zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher dokumentiert werden. ²Im Fall des Satzes 1 gilt § 60 Absatz 2 entsprechend.

Text in der Fassung des Artikels 1 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 66 Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit

(1) ¹Die Bundesnotarkammer hat ein Funktions- und Sicherheitskonzept für den Elektronischen Notariatsaktenspeicher zu erstellen und umzusetzen. ²In diesem sind die im Rahmen des § 54 Absatz 2 bereitgestellten Funktionen zu bestimmen. ³Zudem sind in ihm die einzelnen technischen und organisatorischen Maßnahmen festzulegen, die nach dem Stand der Technik Folgendes gewährleisten:

1. den Datenschutz,

2. die Datensicherheit,

3. die Wahrung der Integrität, Authentizität, Verkehrsfähigkeit, Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Vertraulichkeit sowie

4. die Umsetzung der Vorgaben dieser Verordnung.

(2) ¹§ 61 Absatz 1 Nummer 5 und 6, Absatz 2 Satz 4 sowie Absatz 3 gilt entsprechend. ²§ 61 Absatz 1 Nummer 1 gilt außer in den Fällen des § 64 Absatz 2 entsprechend.

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