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Synopse aller Änderungen der NotAktVV am 01.01.2022
Diese Gegenüberstellung vergleicht die jeweils alte Fassung (linke Spalte) mit der neuen Fassung (rechte Spalte) aller am 1. Januar 2022 durch Artikel 1 der PatAnwVVEVuaÄndV geänderten Einzelnormen. Synopsen für andere Änderungstermine finden Sie in der Änderungshistorie der NotAktVV.Hervorhebungen: alter Text, neuer Text
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| NotAktVV a.F. (alte Fassung) in der vor dem 01.01.2022 geltenden Fassung | NotAktVV n.F. (neue Fassung) in der am 01.01.2022 geltenden Fassung durch Artikel 1 V. v. 17.12.2021 BGBl. I S. 5219 |
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Gliederung | |
(Textabschnitt unverändert) Abschnitt 1 Allgemeine Bestimmungen § 1 Verzeichnisse § 2 Akten § 3 Urschriften, Ausfertigungen und Abschriften § 4 Form und Übergabe elektronischer Aufzeichnungen § 5 Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen § 6 Technische und organisatorische Maßnahmen Abschnitt 2 Urkundenverzeichnis § 7 Urkundenverzeichnis § 8 Führung des Urkundenverzeichnisses § 9 Angaben im Urkundenverzeichnis § 10 Ortsangabe § 11 Angaben zur Amtsperson § 12 Angabe der Beteiligten § 13 Angabe des Geschäftsgegenstands § 14 Angabe der Urkundenart § 15 Angaben zu Ausfertigungen § 16 Weitere Angaben bei Verfügungen von Todes wegen § 17 Sonstige Angaben § 18 Zeitpunkt der Eintragungen § 19 Export der Eintragungen § 20 Persönliche Bestätigung Abschnitt 3 Verwahrungsverzeichnis § 21 Verwahrungsverzeichnis § 22 Angaben im Verwahrungsverzeichnis § 23 Massenummer und Buchungsnummer § 24 Angaben zu den Beteiligten § 25 Angaben zu Einnahmen und Ausgaben § 26 Angaben zu Wertpapieren und Kostbarkeiten § 27 Angaben zu Schecks und Sparbüchern § 28 Angaben zu Notaranderkonten § 29 Export der Eintragungen § 30 Persönliche Bestätigung Abschnitt 4 Urkundensammlung, Erbvertragssammlung § 31 Urkundensammlung § 32 Erbvertragssammlung § 33 Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen Abschnitt 5 Elektronische Urkundensammlung, Sondersammlung § 34 Elektronische Urkundensammlung § 35 Einstellung von Dokumenten § 36 Löschung von Dokumenten § 37 Sondersammlung § 38 Sonderbestimmungen für Verfügungen von Todes wegen § 39 Behandlung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist für die Urkundensammlung Abschnitt 6 Nebenakten § 40 Nebenakten § 41 Sonderbestimmungen für Verwahrungsgeschäfte § 42 Führung in Papierform § 43 Elektronische Führung § 44 Führung in Papierform und elektronische Führung Abschnitt 7 Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste § 45 Sammelakte Abschnitt 8 Generalakte § 46 Generalakte § 47 Elektronische Führung Abschnitt 9 Sonstige Aufzeichnungen § 48 Hilfsmittel § 49 Ersatzaufzeichnungen Abschnitt 10 Aufbewahrungsfristen § 50 Aufbewahrungsfristen § 51 Aufbewahrungsfristen für Altbestände § 52 Sonderbestimmungen für Nebenakten § 53 Sonderbestimmungen beim Übergang der Verwahrzuständigkeit | |
| (Text alte Fassung) | (Text neue Fassung) Abschnitt 11 Elektronisches Urkundenarchiv und Elektronischer Notariatsaktenspeicher Unterabschnitt 1 Allgemeine Vorschriften § 54 Funktionen des Elektronischen Urkundenarchivs und des Elektronischen Notariatsaktenspeichers § 55 Technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher § 56 Sicherungsmaßnahmen gegen Missbrauch § 57 Sichere informationstechnische Netze Unterabschnitt 2 Elektronisches Urkundenarchiv § 58 Einräumung und Überleitung der technischen Zugangsberechtigung § 59 Wegfall und Entziehung der technischen Zugangsberechtigung § 60 Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen § 61 Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit § 62 Maßnahmen bei technischer Handlungsunfähigkeit der Notarkammern Unterabschnitt 3 Elektronischer Notariatsaktenspeicher § 63 Nutzungsverhältnis und technische Zugangsberechtigung § 64 Zugang § 65 Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen § 66 Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit |
§ 5 Sicherheit elektronischer Aufzeichnungen | |
(1) Systeme, die zum Umgang mit elektronischen Aufzeichnungen verwendet werden, sind durch geeignete und dem Stand der Technik entsprechende Maßnahmen gegen unbefugten Zugang zu schützen. (2) Elektronische Aufzeichnungen sind durch geeignete Vorkehrungen gegen unzulässigen Verlust, unzulässige Veränderung und unzureichende Verfügbarkeit zu sichern. | |
| (3) 1 Körperliche Zugangsmittel, die der Notar für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv verwendet, sind sicher zu verwahren. 2 Sie dürfen keiner anderen Person überlassen werden. (4) Der Notar darf Wissensdaten, die er für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv benutzt, keiner anderen Person preisgeben. | (3) 1 Körperliche Zugangsmittel, die der Notar für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher verwendet, sind sicher zu verwahren. 2 Sie dürfen keiner anderen Person überlassen werden. (4) Der Notar darf Wissensdaten, die er für den Zugang zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher benutzt, keiner anderen Person preisgeben. |
(5) Der Notar muss durch geeignete Vorkehrungen sicherstellen, dass die bei ihm beschäftigten Personen mit den ihnen überlassenen Zugangsmitteln und mit ihren Wissensdaten den Absätzen 3 und 4 entsprechend umgehen. | |
§ 12 Angabe der Beteiligten | |
(1) 1 Als Beteiligte sind einzutragen 1. bei Niederschriften nach den §§ 8 und 38 des Beurkundungsgesetzes die Erschienenen, deren Erklärungen beurkundet worden sind, 2. bei Beglaubigungen (§§ 39 bis 41 des Beurkundungsgesetzes) diejenigen, welche die Unterschrift, die elektronische Signatur, das Handzeichen oder die Zeichnung vollzogen oder anerkannt haben, 3. bei Vollstreckbarerklärungen (§ 796c Absatz 1 und § 1053 Absatz 4 der Zivilprozessordnung) die Parteien, 4. bei Amtshandlungen nach § 96 Absatz 3 Satz 1 und Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2 Satz 1 und § 99 Satz 1 des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes die Beteiligten im Sinne des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes, 5. bei allen übrigen Beurkundungen (§§ 36, 39, 39a und 43 des Beurkundungsgesetzes) diejenigen, welche die Beurkundung veranlasst haben. 2 Sind mehr als 20 Beteiligte einzutragen, genügt auch eine zusammenfassende Bezeichnung, es sei denn, dass die Beteiligten in den Fällen der §§ 8 oder 38 des Beurkundungsgesetzes Erklärungen zur Niederschrift abgegeben haben. (2) 1 Zu den Beteiligten sind anzugeben 1. der Vorname oder die Vornamen, 2. der Familienname, 3. der Geburtsname, wenn dieser nicht der Familienname ist, 4. das Geburtsdatum und 5. der Wohnort. 2 Sofern dies zur Unterscheidung der Beteiligten erforderlich ist, sind weitere Angaben aufzunehmen. 3 Haben Beteiligte in Vertretung für eine andere Person gehandelt und wurde dabei in eine Niederschrift statt des Wohnorts eines Beteiligten ein Dienst- oder Geschäftsort aufgenommen, so tritt dieser auch im Urkundenverzeichnis an die Stelle des Wohnorts. 4 Bei Beteiligten, die keine natürlichen Personen sind, sind statt der in Satz 1 genannten Angaben ihr Name und ihr Sitz anzugeben. (3) Zu den Beteiligten kann angegeben werden 1. die Anschrift, 2. die steuerliche Identifikationsnummer, 3. die Wirtschafts-Identifikationsnummer und 4. die Registernummer. | |
| (4) 1 Haben Beteiligte in Vertretung für eine andere Person gehandelt, sind neben den Beteiligten auch die vertretenen Personen aufzuführen. 2 Absatz 1 Satz 2, Absatz 2 Satz 1, 2 und 4 und Absatz 3 gelten insoweit entsprechend. 3 Vertretende und vertretene Personen sollen jeweils als solche gekennzeichnet werden. | (4) 1 Haben Beteiligte in Vertretung für eine andere Person gehandelt, sind neben den Beteiligten auch die vertretenen Personen aufzuführen. 2 Absatz 2 Satz 1, 2 und 4 und Absatz 3 gelten insoweit entsprechend. 3 Sind mehr als 20 vertretene Personen aufzuführen, genügt auch eine zusammenfassende Bezeichnung. 4 Vertretende und vertretene Personen sollen jeweils als solche gekennzeichnet werden. |
(5) 1 In gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten ist die Gesellschaft auch dann einzutragen, wenn sie nicht Beteiligte ist. 2 Absatz 2 Satz 4 und Absatz 3 gelten entsprechend. | |
§ 13 Angabe des Geschäftsgegenstands | |
| 1 Der Geschäftsgegenstand ist stichwortartig und hinreichend unterscheidungskräftig zu bezeichnen. 2 Hat die Urkundenarchivbehörde für den Geschäftsgegenstand eine bestimmte Formulierung vorgesehen, so ist diese zu verwenden. | 1 Der Geschäftsgegenstand ist stichwortartig und hinreichend unterscheidungskräftig zu bezeichnen. 2 Hat die Bundesnotarkammer für den Geschäftsgegenstand eine bestimmte Formulierung vorgesehen, so ist diese zu verwenden. |
§ 14 Angabe der Urkundenart | |
(1) Als Urkundenarten sind zu unterscheiden 1. Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs, 2. Beglaubigungen von Unterschriften oder Handzeichen ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs, 3. Verfügungen von Todes wegen, 4. Vermittlungen von Auseinandersetzungen und 5. sonstige Beurkundungen und Beschlüsse. | |
| (2) Die Urkundenarchivbehörde kann innerhalb der in Absatz 1 genannten Urkundenarten weitere Differenzierungen vorsehen. | (2) Die Bundesnotarkammer kann innerhalb der in Absatz 1 genannten Urkundenarten weitere Differenzierungen vorsehen. |
§ 16 Weitere Angaben bei Verfügungen von Todes wegen | |
| (1) Ist Gegenstand der Eintragung eine Verfügung von Todes wegen, die der Notar dem Amtsgericht zur besonderen amtlichen Verwahrung abliefert (§ 34 Absatz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes), ist zu vermerken, wann die Verfügung von Todes wegen abgeliefert wurde. | (1) Ist Gegenstand der Eintragung eine Verfügung von Todes wegen, deren Verbringung in die besondere amtliche Verwahrung der Notar veranlasst hat (§ 34 Absatz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes), so ist zu dieser Eintragung die Verbringung der Verfügung von Todes wegen in die besondere amtliche Verwahrung unter Angabe des Datums zu vermerken. |
(2) Ist Gegenstand der Eintragung ein notariell verwahrter Erbvertrag, so ist dies zu vermerken. (3) Zu der Eintragung eines notariell verwahrten Erbvertrags sind jeweils unter Angabe des Datums zu vermerken 1. dessen nachträgliche Verbringung in die besondere amtliche Verwahrung des Amtsgerichts, 2. dessen Rückgabe aus der notariellen Verwahrung und 3. dessen Ablieferung an das Amtsgericht nach Eintritt des Erbfalls. | |
§ 17 Sonstige Angaben | |
(1) Wird durch eine Urkunde der Inhalt einer anderen Urkunde berichtigt, geändert, ergänzt oder aufgehoben, so ist bei den Eintragungen zu diesen Urkunden auf die jeweils andere Eintragung zu verweisen. | |
| (2) 1 Zu jeder Eintragung können weitere Angaben aufgenommen werden, soweit diese der Erfüllung der Amtspflichten dienen. 2 Solche Angaben sind strukturiert zu erfassen, soweit die Urkundenarchivbehörde dies vorsieht. | (2) 1 Zu jeder Eintragung können weitere Angaben aufgenommen werden, soweit diese der Erfüllung der Amtspflichten dienen. 2 Solche Angaben sind strukturiert zu erfassen, soweit die Bundesnotarkammer dies vorsieht. |
§ 19 Export der Eintragungen | |
(1) 1 Nach Abschluss jedes Kalenderjahres sind die Eintragungen, die für dieses Kalenderjahr im Urkundenverzeichnis vorgenommen wurden, zeitnah in eine Datei zu exportieren. 2 Die Datei ist mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars zu versehen. | |
| (2) 1 Die in die Datei exportierten Eintragungen sind bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen zu speichern. 2 Die Speicherung hat im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, wenn die Urkundenarchivbehörde eine besondere Funktion dafür vorsieht. | (2) 1 Die in die Datei exportierten Eintragungen sind bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen zu speichern. 2 Die Speicherung hat im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, wenn die Bundesnotarkammer eine besondere Funktion dafür vorsieht. |
(3) 1 Werden an den Eintragungen im Urkundenverzeichnis Änderungen vorgenommen, so dass diese nicht mehr mit den in die Datei exportierten Eintragungen übereinstimmen, sind die Eintragungen erneut zu exportieren. 2 Die Absätze 1 und 2 gelten insoweit entsprechend. 3 Die Datei mit den früher exportierten Eintragungen bleibt gespeichert. 4 Es genügt, wenn der erneute Export nur die Eintragungen umfasst, an denen die Änderungen vorgenommen wurden. | |
§ 20 Persönliche Bestätigung | |
(1) 1 Durch den Notar persönlich bestätigt werden müssen 1. Änderungen und Zusätze, die eine Eintragung im Urkundenverzeichnis betreffen, und 2. Angaben zu Ausfertigungen (§ 15), unabhängig davon, wann diese erteilt werden. 2 Der Inhalt von Änderungen oder Zusätzen und das Datum ihrer Vornahme müssen dauerhaft dokumentiert werden. (2) Einer persönlichen Bestätigung nach Absatz 1 bedürfen nicht 1. die Löschung von Verzeichnisinhalten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist, | |
| 2. die Hinzufügung von Angaben im Sinne des § 9 Nummer 8 oder | 2. die Hinzufügung von weiteren Angaben zu Verfügungen von Todes wegen nach § 9 Nummer 7, soweit es sich um Angaben nach § 16 Absatz 1 handelt, und von weiteren Angaben nach § 9 Nummer 8 oder |
3. Änderungen und Zusätze sowie Angaben zu Ausfertigungen, bei denen aus dem Urkundenverzeichnis jederzeit nachvollziehbar ist, a) durch wen sie erfolgt sind, b) wann sie erfolgt sind und c) welchen Inhalt sie haben. | |
§ 25 Angaben zu Einnahmen und Ausgaben | |
(1) Die Einnahmen und die Ausgaben sind jeweils gesondert einzutragen für 1. Wertpapiere und Kostbarkeiten, die zur Aufbewahrung oder Ablieferung an Dritte entgegengenommen wurden, 2. Schecks oder Sparbücher, die zur Einlösung entgegengenommen wurden, 3. Schecks, die zur Auszahlung ausgestellt wurden, und 4. jedes Notaranderkonto. (2) 1 Jede Einnahme und jede Ausgabe ist im Verwahrungsverzeichnis unverzüglich unter Angabe der Buchungsnummer einzutragen. 2 Einnahmen werden mit positivem Vorzeichen, Ausgaben mit negativem Vorzeichen eingetragen. 3 Eintragungen erfolgen unter dem Datum ihrer Vornahme. 4 Weicht in den Fällen des Absatzes 1 Nummer 1 bis 3 das Datum der Einnahme oder der Ausgabe oder im Fall des Absatzes 1 Nummer 4 das Datum der Wertstellung vom Datum der Eintragung ab, so ist auch das abweichende Datum einzutragen. (3) 1 Zu jeder Einnahme ist anzugeben, wer die auftraggebende Person ist; zu jeder Ausgabe ist anzugeben, wer die empfangende Person ist. 2 Ist an einer Einnahme oder einer Ausgabe eine dritte Person unmittelbar beteiligt, so soll auch diese mit den in § 12 Absatz 2 genannten Angaben eingetragen werden; § 12 Absatz 3 gilt entsprechend. | |
| (4) 1 Zu jeder Eintragung können weitere Angaben aufgenommen werden, sofern diese der Erfüllung der Amtspflichten dienen. 2 Solche Angaben sind strukturiert zu erfassen, soweit die Urkundenarchivbehörde dies vorsieht. | (4) 1 Zu jeder Eintragung können weitere Angaben aufgenommen werden, sofern diese der Erfüllung der Amtspflichten dienen. 2 Solche Angaben sind strukturiert zu erfassen, soweit die Bundesnotarkammer dies vorsieht. |
§ 28 Angaben zu Notaranderkonten | |
(1) Zu jedem Notaranderkonto sind einzutragen 1. das Kreditinstitut unter Angabe des Sitzes und des Bank Identifier Codes (BIC), 2. die International Bank Account Number (IBAN), 3. die Währung, in der das Notaranderkonto geführt wird, sowie 4. die Angabe, ob es sich um ein Giro- oder um ein Festgeldkonto handelt. (2) 1 Umbuchungen zwischen Notaranderkonten sind jeweils wechselseitig als Einnahmen und als Ausgaben einzutragen. 2 Anstelle der auftraggebenden Person und der empfangenden Person ist anzugeben, dass eine Umbuchung stattgefunden hat. | |
| (3) Werden Notaranderkonten elektronisch geführt, so sind die von den Kreditinstituten übermittelten Kontoauszüge, Umsatzdaten und sonstigen Mitteilungen, die die Führung der Notaranderkonten betreffen, und diesbezügliche Aufträge und Mitteilungen an Kreditinstitute im Verwahrungsverzeichnis zu speichern, soweit die Urkundenarchivbehörde dies vorsieht. | (3) Werden Notaranderkonten elektronisch geführt, so sind die von den Kreditinstituten übermittelten Kontoauszüge, Umsatzdaten und sonstigen Mitteilungen, die die Führung der Notaranderkonten betreffen, und diesbezügliche Aufträge und Mitteilungen an Kreditinstitute im Verwahrungsverzeichnis zu speichern, soweit die Bundesnotarkammer dies vorsieht. |
§ 35 Einstellung von Dokumenten | |
(1) Dokumente, die nach § 34 in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren sind, sollen unverzüglich nach der Eintragung in das Urkundenverzeichnis in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. (2) Elektronische Dokumente, die nach dem Beurkundungsgesetz zusammen mit der elektronischen Fassung einer Urschrift oder Abschrift in der elektronischen Urkundensammlung zu verwahren sind, sollen unverzüglich in die elektronische Urkundensammlung eingestellt werden. (3) 1 Nachdem ein Dokument in elektronischer Form in die elektronische Urkundensammlung eingestellt wurde, dürfen auf der Urschrift oder Abschrift, die in der Urkundensammlung verwahrt wird, keine Vermerke mehr angebracht werden. 2 Ergibt sich aus einer Rechtsvorschrift die Pflicht, auf der Urschrift oder Abschrift, die in der Urkundensammlung verwahrt wird, etwas zu vermerken, so ist der Vermerk auf einem gesonderten Blatt niederzulegen, das mit der Urschrift oder Abschrift, die in der Urkundensammlung verwahrt wird, zu verbinden ist. | |
| (4) 1 Die Einstellung von Dokumenten in die elektronische Urkundensammlung hat in einer für die Langzeitarchivierung geeigneten Variante des PDF-Formats zu erfolgen. 2 Hat die Urkundenarchivbehörde im Verkündungsblatt der Bundesnotarkammer weitere Vorgaben zu dem Dateiformat, das bei der Einstellung in die elektronische Urkundensammlung zu verwenden ist, bekannt gemacht, so sind diese zu beachten. | (4) 1 Die Einstellung von Dokumenten in die elektronische Urkundensammlung hat in einer für die Langzeitarchivierung geeigneten Variante des PDF-Formats zu erfolgen. 2 Hat die Bundesnotarkammer in ihrem Verkündungsblatt weitere Vorgaben zu dem Dateiformat, das bei der Einstellung in die elektronische Urkundensammlung zu verwenden ist, bekannt gemacht, so sind diese zu beachten. |
§ 50 Aufbewahrungsfristen | |
(1) Für Unterlagen, die ab dem 1. Januar 2022 erstellt werden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen: 1. für Eintragungen im Urkundenverzeichnis 100 Jahre, 2. für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis 30 Jahre, 3. für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente 30 Jahre, 4. für die in der Erbvertragssammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre, 5. für die in der elektronischen Urkundensammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre, 6. für die in der Sondersammlung verwahrten Dokumente 100 Jahre, 7. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente 7 Jahre, 8. für die in der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und 9. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente 30 Jahre. (2) Die Aufbewahrungsfristen beginnen: 1. für Eintragungen im Urkundenverzeichnis mit dem Kalenderjahr, das auf die Eintragung folgt, 2. für Eintragungen im Verwahrungsverzeichnis mit dem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Verwahrungsgeschäfts folgt, 3. für Dokumente, die in der Urkundensammlung, der Erbvertragssammlung, der elektronischen Urkundensammlung, der Sondersammlung oder der Sammelakte für Wechsel- und Scheckproteste verwahrt werden, mit dem Kalenderjahr, das auf die Beurkundung oder die sonstige Amtshandlung folgt, 4. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente mit dem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Amtsgeschäfts folgt, zu dem die Nebenakte geführt wurde, und | |
| 5. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente mit dem Kalenderjahr, das auf die Aufnahme in die Generalakte folgt. | 5. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente mit dem Kalenderjahr, das auf das Erlöschen des Amtes des Notars oder die Verlegung seines Amtssitzes in einen anderen Amtsgerichtsbezirk folgt. |
§ 51 Aufbewahrungsfristen für Altbestände | |
(1) Für Unterlagen, die zwischen dem 1. Januar 1950 und dem 31. Dezember 2021 erstellt wurden, gelten folgende Aufbewahrungsfristen: 1. für die Urkundenrolle, das Erbvertragsverzeichnis und das Namensverzeichnis zur Urkundenrolle 100 Jahre, 2. für das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, das Namensverzeichnis zum Massenbuch und die Anderkontenliste 30 Jahre, 3. für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge 100 Jahre, 4. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente 7 Jahre, 5. für die in Sammelbänden für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente 7 Jahre und 6. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente 30 Jahre. (2) Die Aufbewahrungsfristen beginnen 1. für die Urkundenrolle, das Erbvertragsverzeichnis, das Namensverzeichnis, das Verwahrungsbuch, das Massenbuch, das Namensverzeichnis zum Massenbuch und die Anderkontenliste mit dem Kalenderjahr, das auf das Kalenderjahr folgt, für das sie geführt wurden, 2. für die in der Urkundensammlung verwahrten Dokumente einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge mit dem Kalenderjahr, das auf die Beurkundung folgt, 3. für die in der Nebenakte verwahrten Dokumente mit dem Kalenderjahr, das auf den Abschluss des Amtsgeschäfts folgt, zu dem die Nebenakte geführt wurde, 4. für die in Sammelbänden für Wechsel- und Scheckproteste verwahrten Dokumente mit dem Kalenderjahr, das auf die Amtshandlung folgt, und | |
| 5. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente mit dem Kalenderjahr, das auf die Aufnahme in die Generalakte folgt. | 5. für die in der Generalakte verwahrten Dokumente mit dem Kalenderjahr, das auf das Erlöschen des Amtes des Notars oder die Verlegung seines Amtssitzes in einen anderen Amtsgerichtsbezirk folgt. |
(3) Werden bei den Nebenakten beglaubigte Abschriften von Verfügungen von Todes wegen aufbewahrt, die auf Wunsch des Erblassers oder der Vertragsschließenden zurückbehalten wurden und von denen keine beglaubigte Abschrift in der Urkundensammlung verwahrt wird, so gelten für diese abweichend von Absatz 1 Nummer 4 und Absatz 2 Nummer 3 die Bestimmungen des Absatzes 1 Nummer 3 und des Absatzes 2 Nummer 2 entsprechend. (4) 1 Vor dem 1. Januar 1950 entstandene Unterlagen sind dauernd aufzubewahren. 2 Eine Pflicht zur Konservierung besteht nicht. 3 Werden solche Unterlagen nach § 119 der Bundesnotarordnung in die elektronische Form übertragen, sind die elektronischen Dokumente dauernd aufzubewahren. 4 Für die übertragenen Dokumente gelten die Fristen, die anwendbar wären, wenn die Dokumente zum Zeitpunkt der Übertragung erstmals zu den Unterlagen der verwahrenden Stelle gelangt wären. 5 Die Landesjustizverwaltung kann abweichend von Satz 1 eine Aufbewahrungsfrist anordnen, wenn die Belange der Rechtspflege und die Rechte der Betroffenen gewahrt sind. 6 Die Aufbewahrungsfrist darf nicht vor dem Ablauf des 31. Dezember 2049 enden. | |
§ 54 (neu) | § 54 Funktionen des Elektronischen Urkundenarchivs und des Elektronischen Notariatsaktenspeichers |
| | (1) 1 Das Elektronische Urkundenarchiv ermöglicht 1. diejenigen Eintragungen in das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis, zu denen die zuständige Stelle verpflichtet ist, und 2. die Aufnahme derjenigen elektronischen Dokumente, die die zuständige Stelle in der elektronischen Urkundensammlung aufzubewahren hat. 2 Die Bundesnotarkammer kann weitere Eintragungen in das Urkundenverzeichnis und das Verwahrungsverzeichnis sowie die Aufnahme weiterer elektronischer Dokumente in die elektronische Urkundensammlung zulassen. (2) Die Bundesnotarkammer kann über die Funktion des Elektronischen Notariatsaktenspeichers nach § 78k Absatz 1 der Bundesnotarordnung hinaus weitere ergänzende Funktionen anbieten, insbesondere 1. die Überleitung der gespeicherten Inhalte bei einer Änderung der Verwahrungszuständigkeit, ohne dass es der Übergabe eines physischen Datenträgers bedarf, 2. die strukturierte Speicherung derjenigen Akten und Verzeichnisse, zu deren Führung eine Verpflichtung besteht, 3. die strukturierte Speicherung von Hilfsmitteln (§ 35 Absatz 2 Satz 2 der Bundesnotarordnung), 4. die Erhaltung des Beweiswerts der gespeicherten elektronischen Dokumente, ohne dass es einer erneuten Signatur durch die verwahrende Stelle bedarf, und 5. die Übermittlung von gespeicherten elektronischen Dokumenten durch und an die für die Verwahrung elektronischer Aufzeichnungen zuständige Stelle sowie die sichere Möglichkeit der Einsichtnahme durch befugte Dritte. (3) Die Gestaltung des Elektronischen Urkundenarchivs und des Elektronischen Notariatsaktenspeichers einschließlich des Zugangs zu diesen soll die Anforderungen der Barrierefreiheit im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung berücksichtigen. |
§ 55 (neu) | § 55 Technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv und zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher |
| | (1) 1 Dem Notar ist eine technische Zugangsberechtigung für diejenigen elektronischen Aufzeichnungen zu gewähren, für deren Verwahrung er zuständig ist. 2 Gleiches gilt für den Notariatsverwalter. (2) Der Notarvertretung ist eine technische Zugangsberechtigung für diejenigen elektronischen Aufzeichnungen einzuräumen, für deren Verwahrung der vertretene Notar zuständig ist. (3) Den Personen, die die Notarkammer bei der Erteilung von Ausfertigungen und beglaubigten Abschriften vertreten, ist eine technische Zugangsberechtigung für diejenigen elektronischen Aufzeichnungen zu gewähren, für deren Verwahrung die Notarkammer zuständig ist. (4) 1 Sonstigen Personen, die bei einer für die Verwahrung elektronischer Aufzeichnungen zuständigen Stelle beschäftigt sind, kann eine technische Zugangsberechtigung für die von dieser Stelle verwahrten Aufzeichnungen eingeräumt werden. 2 Technische Zugangsberechtigungen nach Satz 1 können in ihrem Umfang eingeschränkt werden. (5) Für Personen nach den Absätzen 3 und 4 gilt § 5 Absatz 3 und 4 entsprechend. |
§ 56 (neu) | § 56 Sicherungsmaßnahmen gegen Missbrauch |
| | Die Bundesnotarkammer hat geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zur Verhinderung der missbräuchlichen Einräumung, Überleitung, Entziehung oder Ausübung von technischen Zugangsberechtigungen zu treffen. |
§ 57 (neu) | § 57 Sichere informationstechnische Netze |
| | Das Elektronische Urkundenarchiv und der Elektronische Notariatsaktenspeicher sind nur über solche informationstechnischen Netze zugänglich, die durch eine staatliche Stelle oder im Auftrag einer staatlichen Stelle oder einer juristischen Person des öffentlichen Rechts betrieben werden und die mit dem Elektronischen Urkundenarchiv oder dem Elektronischen Notariatsaktenspeicher gesichert verbunden sind. |
§ 58 (neu) | § 58 Einräumung und Überleitung der technischen Zugangsberechtigung |
| | (1) Die technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Urkundenarchiv nach § 55 Absatz 1 soll in dem Fall, in dem zuvor eine andere Stelle für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständig war, von dieser Stelle übergeleitet werden. (2) Die technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 2 soll von der nach § 55 Absatz 1 zugangsberechtigten Person eingeräumt werden. (3) Die technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 3 soll von der zuvor für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständigen Stelle übergeleitet werden. (4) 1 Die technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 4 ist durch die für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständige Stelle einzuräumen. 2 Diese Stelle kann den bei ihr beschäftigten Personen auch die Befugnis einräumen, weitere technische Zugangsberechtigungen zu erteilen. 3 Befugnisse nach Satz 2 können in ihrem Umfang eingeschränkt werden. (5) 1 Wird die technische Zugangsberechtigung in den Fällen des § 55 Absatz 1 bis 3 nicht durch die in den Absätzen 1 bis 3 bezeichneten Stellen übergeleitet oder eingeräumt, so ist sie durch die Notarkammer einzuräumen. 2 Die Einräumung erfolgt in den Fällen, in denen ein Zugang zu denjenigen elektronischen Aufzeichnungen eingeräumt wird, für deren Verwahrung zuvor eine andere Stelle zuständig war, aufgrund eines Beschlusses des Vorstands der Notarkammer. 3 Kann ein Beschluss des Vorstands nicht rechtzeitig herbeigeführt werden, so entscheidet der Präsident der Notarkammer. 4 In diesem Fall ist die Entscheidung des Vorstands unverzüglich nachzuholen. |
§ 59 (neu) | § 59 Wegfall und Entziehung der technischen Zugangsberechtigung |
| | (1) Die Bundesnotarkammer hat im Zusammenwirken mit den Notarkammern sicherzustellen, dass eine technische Zugangsberechtigung endet, wenn 1. im Fall des § 55 Absatz 1 das Amt erlischt oder der Amtssitz in einen anderen Amtsgerichtsbezirk verlegt wird, 2. im Fall des § 55 Absatz 2 oder 3 die Vertretung endet und 3. im Fall des § 55 Absatz 4 die für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständige Stelle wechselt. (2) Die technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 2 soll im Fall einer ständigen Vertretung von der nach § 55 Absatz 1 zugangsberechtigten Person vorübergehend entzogen werden, solange keine Amtsbefugnis nach § 44 Absatz 1 Satz 1 der Bundesnotarordnung besteht. (3) Eine technische Zugangsberechtigung nach § 55 Absatz 4 kann jederzeit durch die für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständige Stelle oder eine von dieser entsprechend befugte Person entzogen werden. (4) 1 Wird der Notar vorläufig seines Amtes enthoben, ohne dass sich die Zuständigkeit für die Verwahrung der amtlichen Bestände ändert, so hat ihm die Notarkammer die technische Zugangsberechtigung zu entziehen, soweit nicht ausnahmsweise ein Zugang geboten ist. 2 Weitere technische Zugangsberechtigungen und Befugnisse im Sinne des § 55 Absatz 4 und des § 58 Absatz 4 Satz 2 bleiben von der Entziehung der Zugangsberechtigung nach Satz 1 unberührt. 3 Sie können von dem Notar nicht mehr geändert oder widerrufen werden. (5) 1 Die Bundesnotarkammer oder die Notarkammer können einer Person die technische Zugangsberechtigung vorübergehend entziehen, wenn die Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung besteht. 2 Die vorübergehende Entziehung ist unverzüglich zu beenden, wenn diese Gefahr nicht mehr besteht. |
§ 60 (neu) | § 60 Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen |
| | (1) 1 Die Bundesnotarkammer hat im Hinblick auf die Einräumung, die Überleitung und die Entziehung der technischen Zugangsberechtigungen zum Elektronischen Urkundenarchiv den jeweiligen Zeitpunkt und die jeweils beteiligten Personen und Notarkammern zu dokumentieren. 2 Die Bundesnotarkammer kann weitere Dokumentationstatbestände vorsehen. 3 Die Dokumentation nach Satz 1 ist für 100 Jahre aufzubewahren und sodann unverzüglich zu löschen. (2) 1 Die Bundesnotarkammer kann den für die Verwahrung elektronischer Aufzeichnungen zuständigen Stellen und den Notarkammern Informationen über die erteilten technischen Zugangsberechtigungen übermitteln. 2 Soweit die Dokumentation nach Absatz 1 für eine rechtliche Überprüfung dahingehend erforderlich ist, welche Person welche Eintragungen vorgenommen hat, hat die Bundesnotarkammer der für die Überprüfung zuständigen Stelle die notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen. |
§ 61 (neu) | § 61 Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit |
| | (1) Zum Schutz und zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit der im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten und zu speichernden Daten, der damit verbundenen Datenübermittlungen sowie der elektronischen Kommunikation hat die Bundesnotarkammer insbesondere sicherzustellen, dass 1. die Anmeldung zum Elektronischen Urkundenarchiv mit mindestens zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln erfolgt, wobei für den Zugang zur elektronischen Urkundensammlung ein auf einer kryptographischen Hardwarekomponente gespeicherter Schlüssel zu verwenden ist, 2. die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten für die Dauer der in dieser Verordnung bestimmten Aufbewahrungsfristen verfügbar sind, 3. für den Fall, dass Eintragungen im Urkundenverzeichnis oder im Verwahrungsverzeichnis geändert werden, Inhalt und Datum der Änderung nachvollziehbar bleiben, 4. für den Fall, dass Dokumente aus der elektronischen Urkundensammlung vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden sollen, a) die Dokumente unverzüglich gesperrt und 150 Tage nach Erteilung des Löschungsbefehls gelöscht werden und b) die Tatsache der Löschung und deren Datum nachvollziehbar bleiben, 5. die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten in angemessenen Intervallen in Datensicherungen aufgenommen werden, welche ohne Anbindung an informationstechnische Netze aufbewahrt werden, und 6. die Zuverlässigkeit der mit dem technischen Betrieb des Elektronischen Urkundenarchivs befassten Personen gewährleistet ist, insbesondere wenn für diese die Möglichkeit zur Kenntnisnahme der im Urkundenverzeichnis oder im Verwahrungsverzeichnis gespeicherten Daten besteht. (2) 1 Die Bundesnotarkammer hat ein Funktions- und Sicherheitskonzept zu erstellen und umzusetzen. 2 In diesem sind die nach § 54 Absatz 1 Satz 2 zugelassenen weiteren Aufzeichnungen zu bestimmen. 3 Zudem sind in ihm die einzelnen technischen und organisatorischen Maßnahmen festzulegen, die nach dem Stand der Technik Folgendes gewährleisten: 1. den Datenschutz, 2. die Datensicherheit, 3. die Wahrung der Integrität, Authentizität, Verkehrsfähigkeit, Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Vertraulichkeit sowie 4. die Umsetzung der Vorgaben dieser Verordnung. 4 Das Funktions- und Sicherheitskonzept und dessen Umsetzung sind durch die Bundesnotarkammer regelmäßig zu überprüfen. (3) 1 Die Bundesnotarkammer hat in dem Funktions- und Sicherheitskonzept geeignete technische und organisatorische Maßnahmen festzulegen, um die Übermittlung und Speicherung der im Elektronischen Urkundenarchiv zu speichernden Daten zu ermöglichen. 2 Bei der Festlegung der Struktur, der technischen Architektur, der Datenformate, der maximalen Dateigrößen, der Schnittstellen und der Speichermedien für das Elektronische Urkundenarchiv hat die Bundesnotarkammer insbesondere zu berücksichtigen, welche Auswirkungen die genannten Faktoren auf die Datenübermittlung und die Funktionsfähigkeit des Elektronischen Urkundenarchivs sowie auf die Transparenz, die dauerhafte Verfügbarkeit, die Integrität, die Authentizität und die Verkehrsfähigkeit der gespeicherten Daten haben. 3 Hat die Bundesnotarkammer in dem Funktions- und Sicherheitskonzept bestimmte Dateiformate oder maximale Dateigrößen oder damit verbundene Verfahren für das Elektronische Urkundenarchiv festgelegt, so sind diese Vorgaben im Verkündungsblatt der Bundesnotarkammer bekanntzumachen. 4 Die von der Bundesnotarkammer bekanntgemachten Vorgaben sind bei der Nutzung des Elektronischen Urkundenarchivs zu beachten. (4) 1 Daten zu Änderungen und Löschungen nach Absatz 1 Nummer 3 und 4 sind von der Bundesnotarkammer so lange zu speichern, wie die entsprechende Eintragung aufzubewahren ist und sodann unverzüglich zu löschen. 2 Daten, die nicht zu den gesetzlich vorgeschriebenen Inhalten des Elektronischen Urkundenarchivs gehören, können von der Speicherung ausgenommen werden. (5) 1 Die Bundesnotarkammer ist für die technischen und organisatorischen Maßnahmen der Datensicherheit verantwortlich. 2 Im Übrigen ist die für die Verwahrung elektronischer Aufzeichnungen zuständige Stelle datenschutzrechtlich verantwortlich. 3 Personen nach Absatz 1 Nummer 6 sind befugt, auf die im Elektronischen Urkundenarchiv gespeicherten Daten zuzugreifen, wenn dies zur Durchführung von Wartungsarbeiten oder zur Beseitigung von Störungen des technischen Systems erforderlich ist. |
§ 62 (neu) | § 62 Maßnahmen bei technischer Handlungsunfähigkeit der Notarkammern |
| | 1 Sind bei einer Notarkammer die technischen Voraussetzungen für die Wahrnehmung ihrer Aufgaben im Zusammenhang mit dem Elektronischen Urkundenarchiv nicht mehr gegeben, so trifft die Bundesnotarkammer die zur Wiederherstellung der technischen Handlungsfähigkeit der Notarkammer notwendigen Maßnahmen. 2 Diese Maßnahmen sollen in dem Funktions- und Sicherheitskonzept nach § 61 Absatz 2 beschrieben werden. |
§ 63 (neu) | § 63 Nutzungsverhältnis und technische Zugangsberechtigung |
| | (1) 1 Für den Elektronischen Notariatsaktenspeicher kann die Bundesnotarkammer ein Nutzungsverhältnis nur mit Notaren, Notariatsverwaltern oder Notarkammern begründen. 2 Das Nutzungsverhältnis ist auf die amtlichen Tätigkeiten der Nutzenden beschränkt. (2) Die Bundesnotarkammer hat den Nutzenden eine technische Zugangsberechtigung zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher einzuräumen. (3) 1 § 58 Absatz 2 und 4 sowie § 59 gelten entsprechend. 2 Im Fall des § 54 Absatz 2 Nummer 1 gilt zudem § 58 Absatz 1 und 3 entsprechend. |
§ 64 (neu) | § 64 Zugang |
| | (1) 1 Der Zugang zu den im Elektronischen Notariatsaktenspeicher gespeicherten Aufzeichnungen steht ausschließlich der für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständigen Stelle zu. 2 Die Bundesnotarkammer hat hierzu geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu treffen. (2) 1 Abweichend von Absatz 1 kann die für die Verwahrung der elektronischen Aufzeichnungen zuständige Stelle Beteiligten oder von diesen ermächtigten Personen sowie der Notarkasse oder der Ländernotarkasse einen zeitlich beschränkten Zugang zu einzelnen im Elektronischen Notariatsaktenspeicher gespeicherten Aufzeichnungen einräumen. 2 Abweichend von § 57 muss der Zugang in diesem Fall nicht über sichere informationstechnische Netze erfolgen. |
§ 65 (neu) | § 65 Dokumentation der technischen Zugangsberechtigungen |
| | 1 Die Bundesnotarkammer kann vorsehen, dass die Einräumung, die Überleitung und die Entziehung der technischen Zugangsberechtigungen zum Elektronischen Notariatsaktenspeicher dokumentiert werden. 2 Im Fall des Satzes 1 gilt § 60 Absatz 2 entsprechend. |
§ 66 (neu) | § 66 Datenschutz, Datensicherheit und Vertraulichkeit |
(1) 1 Die Bundesnotarkammer hat ein Funktions- und Sicherheitskonzept für den Elektronischen Notariatsaktenspeicher zu erstellen und umzusetzen. 2 In diesem sind die im Rahmen des § 54 Absatz 2 bereitgestellten Funktionen zu bestimmen. 3 Zudem sind in ihm die einzelnen technischen und organisatorischen Maßnahmen festzulegen, die nach dem Stand der Technik Folgendes gewährleisten: 1. den Datenschutz, 2. die Datensicherheit, 3. die Wahrung der Integrität, Authentizität, Verkehrsfähigkeit, Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Vertraulichkeit sowie 4. die Umsetzung der Vorgaben dieser Verordnung. (2) 1 § 61 Absatz 1 Nummer 5 und 6, Absatz 2 Satz 4 sowie Absatz 3 gilt entsprechend. 2 § 61 Absatz 1 Nummer 1 gilt außer in den Fällen des § 64 Absatz 2 entsprechend. | |
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