Synopse aller Änderungen der SPersAV am 12.02.2009

SPersAV a.F. (alte Fassung)
in der vor dem 12.02.2009 geltenden Fassung

SPersAV n.F. (neue Fassung)
in der am 12.02.2009 geltenden Fassung
durch Artikel 15 Abs. 70 G. v. 05.02.2009 BGBl. I S. 160

(Textabschnitt unverändert)

§ 1

(Text alte Fassung)

Diese Verordnung regelt gemäß § 29 Abs. 9 des Soldatengesetzes und in Anlehnung an § 90 bis § 90g des Bundesbeamtengesetzes Einzelheiten zum Personalaktenrecht der Soldaten. Sie gilt für die Personalakten der Bewerber für das Dienstverhältnis eines Berufssoldaten oder Soldaten auf Zeit, der Soldaten sowie der ehemaligen Soldaten.

(Text neue Fassung)

Diese Verordnung regelt gemäß § 29 Abs. 9 des Soldatengesetzes und in Anlehnung an §§ 106 bis 114 des Bundesbeamtengesetzes Einzelheiten zum Personalaktenrecht der Soldaten. Sie gilt für die Personalakten der Bewerber für das Dienstverhältnis eines Berufssoldaten oder Soldaten auf Zeit, der Soldaten sowie der ehemaligen Soldaten.

(Textabschnitt unverändert)

§ 2

(1) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Dienststelle geführt werden.

(Text alte Fassung)

(2) Nebenakten dürfen nur geführt werden, soweit dies zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung im Rahmen der Personalführung und Personalbearbeitung der dafür zuständigen Dienststelle des Soldaten erforderlich ist. Die Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, die auch in der Grundakte oder in den Teilakten enthalten sind und deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Dienststelle erforderlich ist.

(Text neue Fassung)

(2) Nebenakten dürfen nur geführt werden, soweit dies zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung im Rahmen der Personalführung und Personalbearbeitung sowie der Personalwirtschaft der dafür zuständigen Dienststelle des Soldaten erforderlich ist. Die Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, die auch in der Grundakte oder in den Teilakten enthalten sind und deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Dienststelle erforderlich ist.

(Textabschnitt unverändert)

(3) In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.

(Text alte Fassung)

(4) Akten der Beschädigtenversorgung nach dem Soldatenversorgungsgesetz sind Sachakten, die nicht zu den Personalakten gehören.

(Text neue Fassung)

(4) Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig automatisiert geführt, legt die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden, und nimmt dies in das Verzeichnis nach Absatz 3 auf.

(5) Akten der Beschädigtenversorgung nach dem Soldatenversorgungsgesetz sind Sachakten, die nicht zu den Personalakten gehören.

(Textabschnitt unverändert)

§ 4

(1) Die Gesundheitsunterlagen der Soldaten und ehemaligen Soldaten dienen der personenbezogenen Dokumentation ärztlicher Aufzeichnungen über Untersuchung, Behandlung und Begutachtung. Sie sind während des Wehrdienstverhältnisses stets als Teilakte zu führen und von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren.

(2) Während des Wehrdienstverhältnisses sind die Gesundheitsunterlagen vom zuständigen Truppenarzt zu führen. Zugang darf nur das fachlich zuständige Sanitätspersonal und das diesem fachaufsichtlich vorgesetzte Sanitätspersonal im Rahmen seiner Aufgabenerfüllung haben.

(Text alte Fassung)

(3) Über die Ergebnisse truppenärztlicher Untersuchungen zur Feststellung der Verwendungs- oder Dienstfähigkeit, einschließlich der aus diesem Anlaß durchgeführten fachärztlichen Zusatzuntersuchungen, hat der die personalbearbeitende Stelle beratende Arzt in dem Maße Auskunft zu erteilen, wie es für die von dieser Stelle zu treffende Entscheidung erforderlich ist. Entsprechendes gilt für ärztliche Tauglichkeitsbeurteilungen durch das Kreiswehrersatzamt.

(4) Unterlagen über Beihilfen für Soldaten sind stets als Teilakte zu führen. Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie wird in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet. Zugang sollen nur Beschäftigte der für die Bearbeitung zuständigen Organisationseinheit haben.

(Text neue Fassung)

(3) Über die Ergebnisse truppenärztlicher Untersuchungen zur Feststellung der Verwendungs- oder Dienstfähigkeit, einschließlich der aus diesem Anlaß durchgeführten fachärztlichen Zusatzuntersuchungen, hat der die personalbearbeitende Stelle beratende Arzt in dem Maße Auskunft zu erteilen, wie es für die von dieser Stelle zu treffende Entscheidung erforderlich ist. Entsprechendes gilt für ärztliche Dienstfähigkeits- und Tauglichkeitsbeurteilungen durch das Kreiswehrersatzamt.

(4) Unterlagen über Beihilfen für Soldaten sind als Teilakte zu führen. Diese ist von der übrigen Personalakte getrennt aufzubewahren. Sie wird in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet. Zugang sollen nur Beschäftigte der für die Bearbeitung zuständigen Organisationseinheit haben. Die Beihilfeakte darf für andere als für Beihilfezwecke nur genutzt oder weitergegeben werden, wenn der Beihilfeberechtigte und bei der Beihilfegewährung berücksichtigte Angehörige im Einzelfall einwilligen, die Einleitung oder Durchführung eines im Zusammenhang mit einem Beihilfeantrag stehenden behördlichen oder gerichtlichen Verfahrens dies erfordert oder soweit es zur Abwehr erheblicher Nachteile für das Gemeinwohl, einer sonst unmittelbar drohenden Gefahr für die öffentliche Sicherheit oder einer schwerwiegenden Beeinträchtigung der Rechte einer anderen Person erforderlich ist. Die Sätze 1 bis 5 gelten entsprechend für Unterlagen über Heilfürsorge und Heilverfahren.

(5) Abweichend von Absatz 4 Satz 5 dürfen personenbezogene Daten aus der Beihilfeakte auch ohne Einwilligung der Betroffenen genutzt oder an eine andere Behörde weitergegeben werden, soweit sie für die Festsetzung und Berechnung der Besoldung oder Versorgung oder für die Prüfung der Kindergeldberechtigung erforderlich sind. Dies gilt auch für Daten aus der Besoldungsakte und der Versorgungsakte, soweit sie für die Festsetzung und Berechnung der Beihilfe erforderlich sind.

(Textabschnitt unverändert)

§ 5

(Text alte Fassung)

(1) Mit der Beendigung des Dienstverhältnisses sind die Personalakten den wehrüberwachenden Kreiswehrersatzämtern zuzuleiten. Besteht ein Anspruch auf Versorgungsbezüge, sind die Personalakten zunächst an das zuständige Wehrbereichsgebührnisamt abzugeben. Die Personalakten ausscheidender Generale verbleiben im Bundesministerium der Verteidigung. Teilakten können ihrer Zweckbestimmung entsprechend an anderer Stelle aufbewahrt werden. Die Personalakten unanfechtbar anerkannter Kriegsdienstverweigerer sind bei Umwandlung in ein Zivildienstverhältnis dem Bundesamt für den Zivildienst zuzusenden.

(Text neue Fassung)

(1) ¹ Mit der Beendigung des Dienstverhältnisses sind die Personalakten den dienstleistungsüberwachenden und wehrüberwachenden Kreiswehrersatzämtern zuzuleiten. ² Besteht ein Anspruch auf Versorgungsbezüge, sind die Personalakten zunächst an die zuständige Wehrbereichsverwaltung abzugeben. ³ Die Personalakten ausscheidender Generale verbleiben im Bundesministerium der Verteidigung. ⁴ Teilakten können ihrer Zweckbestimmung entsprechend an anderer Stelle aufbewahrt werden. ⁵ Die Personalakten unanfechtbar anerkannter Kriegsdienstverweigerer sind bei Umwandlung in ein Zivildienstverhältnis dem Bundesamt für den Zivildienst zuzusenden.

(Textabschnitt unverändert)

(2) Die Personalakten - Teilakten nur soweit nicht andere Aufbewahrungsfristen gelten - sind für folgende Zeiträume aufzubewahren:

1. für Berufssoldaten nach Beendigung des Dienstverhältnisses bis zum Ende des Jahres, in dem sie das 70. Lebensjahr vollendet haben,

2. für die übrigen Angehörigen der Reserve bis zum Ende des Jahres, in dem sie das 65. Lebensjahr vollendet haben,

(Text alte Fassung)

3. für ehemalige Soldaten, die nicht mehr wehrdienstfähig sind, vom Wehrdienst ausgeschlossen oder befreit worden sind, aus anderen als aus Altersgründen aus der Wehrpflicht ausscheiden oder verstorben sind, bis zum Ablauf von fünf Jahren nach Eintritt des Ereignisses.

(3) Unterlagen zu Anträgen auf Gewährung von Nebengebührnissen wie Beihilfen, Reisekosten oder Trennungsgeld sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen ist, zu vernichten. Soweit diesen Anträgen Unterlagen beigefügt wurden, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind diese zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt wurden, nicht mehr benötigt werden. Die Gesundheitsunterlagen sind bis zum Ablauf des 90. Lebensjahres des Soldaten aufzubewahren und danach zu vernichten. Nach Ablauf der Dienstzeit werden die Teile der Gesundheitsunterlagen, deren Inhalte die Verwendungs- oder Dienstfähigkeit oder die Tauglichkeit bestimmen, als Arztsache der übrigen Personalakte zugeführt. Sie können nach Ende der Wehrüberwachung zentral beim Institut für Wehrmedizinalstatistik und Berichtswesen aufbewahrt werden.

(Text neue Fassung)

3. für frühere Soldaten, die nicht mehr dienstfähig oder, soweit keine Dienstleistung nach dem Soldatengesetz in Betracht kommt, nicht mehr wehrdienstfähig sind, vom Wehrdienst ausgeschlossen oder befreit worden sind, aus anderen als aus Altersgründen aus der Dienstleistungspflicht oder der Wehrpflicht ausscheiden oder verstorben sind, bis zum Ablauf von fünf Jahren nach Eintritt des Ereignisses.

(3) ¹ Unterlagen zu Anträgen auf Gewährung von Nebengebührnissen wie Beihilfen, Reisekosten oder Trennungsgeld sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen ist, zu vernichten. ² Für zahlungsbegründende Unterlagen nach Satz 1 beträgt die Aufbewahrungsfrist sechs Jahre. ³ Soweit diesen Anträgen Unterlagen beigefügt wurden, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind diese zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt wurden, nicht mehr benötigt werden. ⁴ Die Gesundheitsunterlagen sind bis zum Ablauf des 90. Lebensjahres des Soldaten aufzubewahren und danach zu vernichten. ⁵ Nach Ablauf der Dienstzeit werden die Teile der Gesundheitsunterlagen, deren Inhalte die Verwendungs- oder Dienstfähigkeit oder die Tauglichkeit bestimmen, als Arztsache der übrigen Personalakte zugeführt. ⁶ Sie können nach Ende der Wehrüberwachung zentral beim Institut für Wehrmedizinalstatistik und Berichtswesen aufbewahrt werden.

(Textabschnitt unverändert)

(4) Die Besoldungs- und Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres aufzubewahren, in dem die letzte Zahlung geleistet worden ist; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(Text alte Fassung)

(5) Personenbezogene Daten über psychologische Untersuchungen und Tests, die zur Überprüfung der getroffenen psychologischen Eignungsfeststellungen gespeichert bzw. aufbewahrt werden, sind zu löschen oder zu vernichten, wenn ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist, spätestens aber nach zehn Jahren. Ausnahmen gelten insbesondere für fliegendes Personal, Flugsicherungspersonal oder Kampftaucher; in diesen Fällen verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. die Frist verlängert sich weiter, wenn Grund zu der Annahme besteht, daß durch die Löschung oder Vernichtung schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden.

(6) Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Personalakten dem Bundesarchiv-Militärarchiv zur Übernahme anzubieten. Personalakten, die nicht archiviert werden, sind zu vernichten, sofern nicht nach anderen Bestimmungen eine längere Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist.

(Text neue Fassung)

(5) ¹ Personenbezogene Daten über psychologische Untersuchungen und Tests, die zur Überprüfung der getroffenen psychologischen Eignungsfeststellungen gespeichert bzw. aufbewahrt werden, sind zu löschen oder zu vernichten, wenn ihre Kenntnis nicht mehr erforderlich ist, spätestens aber nach zehn Jahren. ² Ausnahmen gelten insbesondere für fliegendes Personal, Flugsicherungspersonal oder Kampftaucher; in diesen Fällen verlängert sich die Frist auf 30 Jahre. ³ die Frist verlängert sich weiter, wenn Grund zu der Annahme besteht, daß durch die Löschung oder Vernichtung schutzwürdige Interessen des Betroffenen beeinträchtigt werden.

(6) ¹ Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen sind die Personalakten dem Bundesarchiv-Militärarchiv zur Übernahme anzubieten. ² Personalakten, die nicht archiviert werden, sind zu vernichten, sofern nicht nach anderen Bestimmungen eine längere Aufbewahrungsfrist vorgesehen ist.

(Textabschnitt unverändert)

§ 6

(Text alte Fassung)

Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Soldaten nach drei Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Die Frist für die Entfernung wird regelmäßig durch Einleitung eines weiteren Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen. Stellt sich der erneute Vorwurf als unbegründet oder als falsch heraus, gilt die Frist als nicht unterbrochen. Die Auskunft aus dem Bundeszentralregister über ehemalige Soldaten ist zu vernichten, wenn der damit beabsichtigte Zweck erfüllt ist.

(Text neue Fassung)

Mitteilungen in Strafsachen, soweit sie nicht Bestandteil einer Disziplinarakte sind, sowie Auskünfte aus dem Bundeszentralregister sind mit Zustimmung des Soldaten nach zwei Jahren aus der Personalakte zu entfernen und zu vernichten. Die Frist für die Entfernung wird regelmäßig durch Einleitung eines weiteren Straf- oder Disziplinarverfahrens unterbrochen. Stellt sich der erneute Vorwurf als unbegründet oder als falsch heraus, gilt die Frist als nicht unterbrochen. Die Auskunft aus dem Bundeszentralregister über ehemalige Soldaten ist zu vernichten, wenn der damit beabsichtigte Zweck erfüllt ist.

(Textabschnitt unverändert)

§ 7

(Text alte Fassung)

(1) Personalaktendaten dürfen auch in automatisierten Dateien nur für Zwecke der Personalführung oder der Personalbearbeitung verarbeitet und genutzt werden. Ihre Übermittlung ist, soweit keine andere Rechtsvorschrift dies gestattet, nur nach Maßgabe des § 29 Abs. 3 und 4 des Soldatengesetzes und dieser Verordnung zulässig. Die Löschungsfristen richten sich nach § 5.

(2) Personalaktendaten im Sinne des § 4 Abs. 1 und 4 in Gesundheitsunterlagen und Beihilfeakten dürfen automatisiert nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt und in dem jeweiligen Dienst verarbeitet und genutzt werden. Absatz 1 Satz 3 gilt entsprechend.

(3) Entscheidungen im Rahmen des Wehrdienstverhältnisses dürfen nicht ausschließlich auf Informationen und Erkenntnisse gestützt werden, die unmittelbar durch automatisierte Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten gewonnen werden.

(4) Bei erstmaliger Speicherung ist dem Betroffenen die Art der über ihn gespeicherten Daten mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist er in derselben Weise zu benachrichtigen. Die Verarbeitungs- und Nutzungsformen automatisierter Personalführungsverfahren sind zu dokumentieren und einschließlich des jeweiligen Verwendungszwecks sowie der regelmäßigen Empfänger und des Inhalts automatisierter Datenübermittlung allgemein bekanntzugeben.

(Text neue Fassung)

(1) Personalakten dürfen nur für Zwecke der Personalführung, der Personalbearbeitung oder der Personalwirtschaft automatisiert verarbeitet werden. Ihre Übermittlung ist, soweit keine andere Rechtsvorschrift dies gestattet, nur nach Maßgabe des § 29 Abs. 3 und 4 des Soldatengesetzes und dieser Verordnung zulässig. Die Löschungsfristen richten sich nach § 5.

(2) Personalaktendaten im Sinne des § 4 Abs. 1 und 4 in Gesundheitsunterlagen und Beihilfeakten dürfen nur im Rahmen ihrer Zweckbestimmung und nur von den übrigen Personaldateien technisch und organisatorisch getrennt und in dem jeweiligen Dienst automatisiert verarbeitet werden. Absatz 1 Satz 3 gilt entsprechend.

(3) Entscheidungen im Rahmen des Wehrdienstverhältnisses dürfen nicht ausschließlich auf eine automatisierte Verarbeitung personenbezogener Daten gestützt werden, die der Bewertung einzelner Persönlichkeitsmerkmale dienen.

(4) Bei erstmaliger Speicherung ist dem Betroffenen die Art der über ihn gespeicherten Daten mitzuteilen, bei wesentlichen Änderungen ist er in derselben Weise zu benachrichtigen. Die Verarbeitungs- und Nutzungsformen automatisierter Personalverwaltungsverfahren sind zu dokumentieren und einschließlich des jeweiligen Verwendungszwecks sowie der regelmäßigen Empfänger und des Inhalts automatisierter Datenübermittlung allgemein bekanntzugeben.