Teil 2 - Notarverzeichnis- und -postfachverordnung (NotVPV)

V. v. 04.03.2019 BGBl. I S. 187 (Nr. 6); zuletzt geändert durch Artikel 5 V. v. 17.12.2021 BGBl. I S. 5219
Geltung ab 09.03.2019; FNA: 303-1-4 Notare, Rechtsanwälte, Rechtsberater; Beurkundung

Teil 2 Besonderes elektronisches Notarpostfach

§ 12 Besonderes elektronisches Notarpostfach

(1) ¹Das besondere elektronische Notarpostfach dient der elektronischen Kommunikation der Postfachinhaber mit den Gerichten auf einem sicheren Übermittlungsweg. ²Zudem dient es der Kommunikation der Postfachinhaber untereinander.

(2) Das besondere elektronische Notarpostfach kann auch der elektronischen Kommunikation mit anderen Stellen oder Personen dienen.

(3) ¹Die Bundesnotarkammer hat den Inhabern eines besonderen elektronischen Notarpostfachs die elektronische Suche nach allen Stellen und Personen zu ermöglichen, die über das Postfach erreichbar sind. ²Die Bundesnotarkammer hat zudem die Daten, die eine Suche im Sinne des Satzes 1 ermöglichen, auch den Gerichten zugänglich zu machen. ³Sie kann diese Daten auch anderen Personen und Stellen zugänglich machen, mit denen sie nach Absatz 2 eine Kommunikation ermöglicht.

§ 13 Führung der Postfächer

(1) ¹Die Bundesnotarkammer hat die besonderen elektronischen Notarpostfächer auf der Grundlage des Protokollstandards „Online Services Computer Interface - OSCI" oder eines künftig an dessen Stelle tretenden Standards zu betreiben. ²Die Bundesnotarkammer hat fortlaufend zu gewährleisten, dass die Postfachinhaber über das Postfach sicher elektronisch kommunizieren können.

(2) Der Zugang zum besonderen elektronischen Notarpostfach soll barrierefrei im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung sein.

(3) Die Bundesnotarkammer hat zu gewährleisten, dass der Empfänger eines elektronischen Dokuments, das aus dem besonderen elektronischen Notarpostfach ohne qualifizierte elektronische Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg versandt wurde, feststellen kann, ob die Nachricht von dem Postfachinhaber selbst versandt wurde.

Text in der Fassung des Artikels 4 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 14 Einrichtung und Aktivierung eines Postfachs

(1) ¹Die Bundesnotarkammer richtet für jede ausgeübte amtliche Tätigkeit eines Notars oder Notariatsverwalters ein besonderes elektronisches Notarpostfach ein. ²Sie gewährleistet, dass das Postfach unverzüglich nach Eintragung der amtlichen Tätigkeit in das Notarverzeichnis zur Aktivierung bereitsteht und nicht vor dem Beginn der amtlichen Tätigkeit aktiviert werden kann.

(2) Die Aktivierung des besonderen elektronischen Notarpostfachs durch den Postfachinhaber erfolgt mittels eines kryptografischen Schlüssels, der auf einer kryptografischen Hardwarekomponente gespeichert ist.

(3) Die Bundesnotarkammer hat durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen, dass der zur Aktivierung bestimmte kryptografische Schlüssel des Postfachinhabers nur durch diesen verwendet werden kann.

Text in der Fassung des Artikels 7 Gesetz zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften G. v. 25. Juni 2021 BGBl. I S. 2154, 2022 BGBl. I S. 666 m.W.v. 1. August 2021

§ 15 Weitere Zugangsberechtigungen zum Postfach

(1) ¹Der Postfachinhaber kann anderen Personen unterschiedlich weit reichende Zugangsberechtigungen zu seinem besonderen elektronischen Notarpostfach erteilen. ²Er kann diesen Personen auch die Befugnis einräumen, weitere Zugangsberechtigungen zu seinem Postfach zu erteilen.

(2) ¹Die Erteilung einer Zugangsberechtigung nach Absatz 1 kann auch mit der Befugnis verbunden werden, Nachrichten zu versenden. ²Die Einräumung einer Befugnis zur formwahrenden Einreichung elektronischer Dokumente ohne qualifizierte elektronische Signatur auf einem sicheren Übermittlungsweg ist jedoch ausgeschlossen.

(3) Zugangsberechtigungen und Befugnisse nach den Absätzen 1 und 2 können von dem Postfachinhaber oder den von ihm dazu ermächtigten Personen jederzeit geändert oder widerrufen werden.

§ 16 Zugang zum Postfach

(1) ¹Die Anmeldung am besonderen elektronischen Notarpostfach erfolgt mit mindestens zwei voneinander unabhängigen Sicherungsmitteln. ²Zugangsdaten, die einzelnen Personen allein zugewiesen sind, dürfen anderen Personen nicht bekanntgegeben werden. ³Bei einem Versand nicht-qualifiziert elektronisch signierter Dokumente auf einem sicheren Übermittlungsweg muss der Postfachinhaber mittels eines kryptografischen Schlüssels im Sinne des § 14 Absatz 2 an seinem Postfach angemeldet sein.

(2) ¹Hat die angemeldete Person die Nutzung des besonderen elektronischen Notarpostfachs beendet, hat sie sich abzumelden. ²Die Bundesnotarkammer hat für den Fall, dass das Postfach nach erfolgter Anmeldung für eine bestimmte Zeitdauer nicht genutzt wird, eine automatische Abmeldung der Person durch das System vorzusehen. ³Bei der Bemessung der Zeitdauer sind die Belange des Datenschutzes gegen den Aufwand für die erneute Anmeldung abzuwägen.

Text in der Fassung des Artikels 7 Gesetz zur Modernisierung des notariellen Berufsrechts und zur Änderung weiterer Vorschriften G. v. 25. Juni 2021 BGBl. I S. 2154, 2022 BGBl. I S. 666 m.W.v. 1. August 2021

§ 17 Automatisches Löschen von Nachrichten

Nachrichten dürfen frühestens 120 Tage nach ihrem Eingang automatisch gelöscht werden.

§ 18 Sperrung des Postfachs

(1) ¹Wird das Ende einer amtlichen Tätigkeit in das Notarverzeichnis eingetragen, sperrt die Bundesnotarkammer unverzüglich das zugehörige besondere elektronische Notarpostfach. ²Die Sperrung wird erst mit dem Beginn des Tages wirksam, der auf das Ende der amtlichen Tätigkeit folgt.

(2) Zu einem gesperrten Postfach haben der Postfachinhaber und alle anderen Personen, denen eine Zugangsberechtigung erteilt wurde, keinen Zugang mehr.

(3) ¹Ein gesperrtes Postfach ist auch für den Empfang von Nachrichten gesperrt. ²Die Bundesnotarkammer soll vorsehen, dass Personen, die eine Nachricht an ein gesperrtes Postfach senden, automatisch mitgeteilt wird, auf wen die Zuständigkeit für die Verwahrung der Akten der früheren Amtsperson übergegangen ist.

(4) ¹Geht im Fall der Sperrung die Zuständigkeit des früheren Postfachinhabers für die Aktenverwahrung vollständig oder teilweise auf einen oder mehrere Notare oder Notariatsverwalter über, kann die Bundesnotarkammer diesen eine Übersicht über die vor der Sperrung in dem Postfach eingegangenen und noch nicht abgerufenen Nachrichten zur Verfügung stellen. ²Die Übersicht hat sich auf den Absender und den Eingangszeitpunkt der jeweiligen Nachricht zu beschränken.

(5) Die Sperrung eines Postfachs ist unverzüglich aufzuheben, wenn der Grund für die Sperrung nicht bestanden hat oder entfallen ist.

§ 19 Vorläufige Amtsenthebung

(1) ¹Wird die vorläufige Amtsenthebung einer Amtsperson in das Notarverzeichnis eingetragen, hebt die Bundesnotarkammer unverzüglich die Zugangsberechtigung der Amtsperson zu ihrem besonderen elektronischen Notarpostfach auf. ²§ 18 Absatz 5 gilt sinngemäß.

(2) ¹Weitere Zugangsberechtigungen und Befugnisse im Sinne des § 15 Absatz 1 und 2 bleiben von der Aufhebung der Zugangsberechtigung nach Absatz 1 unberührt. ²§ 15 Absatz 3 gilt im Fall des Absatzes 1 für den Postfachinhaber nicht mehr. ³Dieser kann jedoch verlangen, dass die Bundesnotarkammer sein besonderes elektronisches Notarpostfach unverzüglich sperrt.

(3) Die Bundesnotarkammer kann auf Antrag des Notariatsverwalters das besondere elektronische Notarpostfach der von der vorläufigen Amtsenthebung betroffenen Amtsperson sperren.

(4) ¹Die Bundesnotarkammer kann der Notarvertretung eine Übersicht über die noch nicht abgerufenen Nachrichten im besonderen elektronischen Notarpostfach der von der vorläufigen Amtsenthebung betroffenen Amtsperson zur Verfügung stellen. ²Die Übersicht hat sich auf den Absender und den Eingangszeitpunkt der jeweiligen Nachricht zu beschränken.

Text in der Fassung des Artikels 4 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. Januar 2022

§ 20 Löschung des Postfachs

Gesperrte besondere elektronische Notarpostfächer werden einschließlich der darin gespeicherten Nachrichten sechs Monate nach dem Ende der amtlichen Tätigkeit gelöscht.