Abschnitt 2 - Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse (NotAktVV)

Artikel 1 V. v. 13.10.2020 BGBl. I S. 2246 (Nr. 48); zuletzt geändert durch Artikel 6 G. v. 21.12.2021 BGBl. 2021 II S. 1282
Geltung ab 01.01.2022, abweichend siehe Artikel 3; FNA: 303-1-5 Notare, Rechtsanwälte, Rechtsberater; Beurkundung

Abschnitt 2 Urkundenverzeichnis

§ 7 Urkundenverzeichnis

(1) In das Urkundenverzeichnis einzutragen sind

1. Niederschriften (§§ 8, 36 und 38 des Beurkundungsgesetzes),

2. elektronische Niederschriften (§ 16b des Beurkundungsgesetzes),

3. Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes, die Folgendes enthalten:

a) die Beglaubigung einer Unterschrift oder eines Handzeichens,

b) die Beglaubigung der Zeichnung einer Namensunterschrift,

c) die Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine Privaturkunde vorgelegt worden ist,

d) sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes,

4. elektronische Vermerke im Sinne des § 39a des Beurkundungsgesetzes, die Folgendes enthalten:

a) die Beglaubigung einer qualifizierten elektronischen Signatur,

b) die Feststellung des Zeitpunkts, zu dem eine Privaturkunde vorgelegt worden ist,

c) sonstige einfache Zeugnisse im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes,

5. Vollstreckbarerklärungen nach § 796c Absatz 1 und § 1053 Absatz 4 der Zivilprozessordnung und

6. Einigungen, Abschlussprotokolle, Vertragsbeurkundungen und Vertragsbestätigungen nach § 96 Absatz 3 Satz 1 und Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2 Satz 1 und § 99 Satz 1 des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes.

(2) Nicht in das Urkundenverzeichnis einzutragen sind insbesondere

1. Niederschriften über Wechsel- und Scheckproteste,

2. Vermerke im Sinne des § 39 des Beurkundungsgesetzes, die im Zusammenhang mit einer anderen Beurkundung erstellt werden und

a) die auf die betreffende Urschrift oder eine Ausfertigung der Urkunde oder ein damit zu verbindendes Blatt gesetzt werden oder

b) deren elektronische Fassung zusammen mit einer elektronischen Urschrift verwahrt wird, und

3. elektronische Vermerke im Sinne des § 39a des Beurkundungsgesetzes, die im Zusammenhang mit einer anderen Beurkundung erstellt werden und

a) deren Ausdruck mit einer Urschrift oder einer Ausfertigung der Urkunde verbunden wird oder

b) die zusammen mit einer elektronischen Urschrift verwahrt werden.

Text in der Fassung des Artikels 2 Verordnung zur Änderung der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, der Notarfachprüfungsverordnung, der Notarverzeichnis- und -postfachverordnung, der Rechtsanwaltsverzeichnis- und -postfachverordnung und der Patentanwaltsausbildungs- und -prüfungsverordnung sowie zur Einführung der Patentanwaltsverzeichnisverordnung V. v. 17. Dezember 2021 BGBl. I S. 5219 m.W.v. 1. August 2022

§ 8 Führung des Urkundenverzeichnisses

(1) ¹Das Urkundenverzeichnis wird getrennt nach Kalenderjahren geführt. ²Die Eintragungen jedes Kalenderjahres sind mit fortlaufenden Nummern zu versehen.

(2) ¹Die Beurkundungen und sonstigen Amtshandlungen sind in der Reihenfolge des Datums ihrer Vornahme einzutragen. ²Ist eine Eintragung versehentlich unterblieben, so ist sie unter der nächsten fortlaufenden Nummer nachzutragen. ³Ist eine Eintragung versehentlich mehrfach erfolgt, so ist die wiederholte Eintragung als gegenstandslos zu kennzeichnen.

§ 9 Angaben im Urkundenverzeichnis

Die Eintragung im Urkundenverzeichnis enthält folgende Angaben:

1. das Datum und den Ort oder die Orte der Beurkundung oder der sonstigen Amtshandlung (§ 10),

2. die Amtsperson (§ 11),

3. die Beteiligten (§ 12),

4. den Geschäftsgegenstand (§ 13),

5. die Urkundenart (§ 14),

6. gegebenenfalls Angaben zu Ausfertigungen (§ 15),

7. gegebenenfalls weitere Angaben zu Verfügungen von Todes wegen (§ 16) und

8. gegebenenfalls sonstige Angaben (§ 17).

§ 10 Ortsangabe

¹Ist das Amtsgeschäft in der Geschäftsstelle vorgenommen worden, genügt als Ortsangabe die Angabe „Geschäftsstelle". ²Andernfalls ist die genaue Bezeichnung des Ortes oder der Orte, an dem oder an denen das Amtsgeschäft vorgenommen wurde, einzutragen. ³Hierbei ist soweit möglich die Anschrift anzugeben.

§ 11 Angaben zur Amtsperson

Zur Amtsperson sind anzugeben

1. der Familienname,

2. der Vorname oder die Vornamen, soweit diese im Rahmen der amtlichen Tätigkeit üblicherweise verwendet werden, und

3. die Amtsbezeichnung.

§ 12 Angabe der Beteiligten

(1) ¹Als Beteiligte sind einzutragen

1. bei Niederschriften nach den §§ 8 und 38 des Beurkundungsgesetzes und elektronischen Niederschriften (§ 16b des Beurkundungsgesetzes) die Erschienenen, deren Erklärungen beurkundet worden sind,

2. bei Beglaubigungen (§§ 39 bis 41 des Beurkundungsgesetzes) diejenigen, welche die Unterschrift, die qualifizierte elektronische Signatur, das Handzeichen oder die Zeichnung vollzogen oder anerkannt haben,

3. bei Vollstreckbarerklärungen (§ 796c Absatz 1 und § 1053 Absatz 4 der Zivilprozessordnung) die Parteien,

4. bei Amtshandlungen nach § 96 Absatz 3 Satz 1 und Absatz 5 Satz 2, § 98 Absatz 2 Satz 1 und § 99 Satz 1 des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes die Beteiligten im Sinne des Sachenrechtsbereinigungsgesetzes,

5. bei allen übrigen Beurkundungen (§§ 36, 39, 39a und 43 des Beurkundungsgesetzes) diejenigen, welche die Beurkundung veranlasst haben.

²Sind mehr als 20 Beteiligte einzutragen, genügt auch eine zusammenfassende Bezeichnung, es sei denn, dass die Beteiligten in den Fällen der §§ 8, 16b oder 38 des Beurkundungsgesetzes Erklärungen zur Niederschrift abgegeben haben.

(2) ¹Zu den Beteiligten sind anzugeben

1. der Vorname oder die Vornamen,

2. der Familienname,

3. der Geburtsname, wenn dieser nicht der Familienname ist,

4. das Geburtsdatum und

5. der Wohnort.

²Sofern dies zur Unterscheidung der Beteiligten erforderlich ist, sind weitere Angaben aufzunehmen. ³Haben Beteiligte in Vertretung für eine andere Person gehandelt und wurde dabei in eine Niederschrift oder elektronische Niederschrift statt des Wohnorts eines Beteiligten ein Dienst- oder Geschäftsort aufgenommen, so tritt dieser auch im Urkundenverzeichnis an die Stelle des Wohnorts. ⁴Bei Beteiligten, die keine natürlichen Personen sind, sind statt der in Satz 1 genannten Angaben ihr Name und ihr Sitz anzugeben.

(3) Zu den Beteiligten kann angegeben werden

1. die Anschrift,

2. die steuerliche Identifikationsnummer,

3. die Wirtschafts-Identifikationsnummer und

4. die Registernummer.

(4) ¹Haben Beteiligte in Vertretung für eine andere Person gehandelt, sind neben den Beteiligten auch die vertretenen Personen aufzuführen. ²Absatz 2 Satz 1, 2 und 4 und Absatz 3 gelten insoweit entsprechend. ³Sind mehr als 20 vertretene Personen aufzuführen, genügt auch eine zusammenfassende Bezeichnung. ⁴Vertretende und vertretene Personen sollen jeweils als solche gekennzeichnet werden.

(5) ¹In gesellschaftsrechtlichen Angelegenheiten ist die Gesellschaft auch dann einzutragen, wenn sie nicht Beteiligte ist. ²Absatz 2 Satz 4 und Absatz 3 gelten entsprechend.

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§ 13 Angabe des Geschäftsgegenstands

¹Der Geschäftsgegenstand ist stichwortartig und hinreichend unterscheidungskräftig zu bezeichnen. ²Hat die Bundesnotarkammer für den Geschäftsgegenstand eine bestimmte Formulierung vorgesehen, so ist diese zu verwenden.

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§ 14 Angabe der Urkundenart

(1) ¹Als Urkundenarten sind zu unterscheiden

1. Beglaubigungen von Unterschriften, Handzeichen oder qualifizierten elektronischen Signaturen mit Anfertigung eines Urkundenentwurfs,

2. Beglaubigungen von Unterschriften, Handzeichen oder qualifizierten elektronischen Signaturen ohne Anfertigung eines Urkundenentwurfs,

3. Verfügungen von Todes wegen,

4. Vermittlungen von Auseinandersetzungen und

5. sonstige Beurkundungen und Beschlüsse.

²Ist die Beurkundung mittels Videokommunikation oder im Wege der gemischten Beurkundung (§ 16e des Beurkundungsgesetzes) erfolgt, so ist dies anzugeben.

(2) Die Bundesnotarkammer kann innerhalb der in Absatz 1 Satz 1 genannten Urkundenarten weitere Differenzierungen vorsehen.

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§ 15 Angaben zu Ausfertigungen

¹Wird von einer Urkunde eine Ausfertigung erteilt, so ist zu vermerken, wem und an welchem Tag die Ausfertigung erteilt worden ist. ²Handelt es sich bei der Ausfertigung um eine vollstreckbare Ausfertigung oder eine weitere vollstreckbare Ausfertigung, so ist dies ebenfalls zu vermerken.

§ 16 Weitere Angaben bei Verfügungen von Todes wegen

(1) Ist Gegenstand der Eintragung eine Verfügung von Todes wegen, deren Verbringung in die besondere amtliche Verwahrung der Notar veranlasst hat (§ 34 Absatz 1 und 2 des Beurkundungsgesetzes), so ist zu dieser Eintragung die Verbringung der Verfügung von Todes wegen in die besondere amtliche Verwahrung unter Angabe des Datums zu vermerken.

(2) Ist Gegenstand der Eintragung ein notariell verwahrter Erbvertrag, so ist dies zu vermerken.

(3) Zu der Eintragung eines notariell verwahrten Erbvertrags sind jeweils unter Angabe des Datums zu vermerken

1. dessen nachträgliche Verbringung in die besondere amtliche Verwahrung des Amtsgerichts,

2. dessen Rückgabe aus der notariellen Verwahrung und

3. dessen Ablieferung an das Amtsgericht nach Eintritt des Erbfalls.

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§ 17 Sonstige Angaben

(1) Wird durch eine Urkunde der Inhalt einer anderen Urkunde berichtigt, geändert, ergänzt oder aufgehoben, so ist bei den Eintragungen zu diesen Urkunden auf die jeweils andere Eintragung zu verweisen.

(2) ¹Zu jeder Eintragung können weitere Angaben aufgenommen werden, soweit diese der Erfüllung der Amtspflichten dienen. ²Solche Angaben sind strukturiert zu erfassen, soweit die Bundesnotarkammer dies vorsieht.

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§ 18 Zeitpunkt der Eintragungen

¹Eintragungen in das Urkundenverzeichnis sind zeitnah, spätestens 14 Tage nach der Beurkundung oder der sonstigen Amtshandlung vorzunehmen. ²Sofern technische Probleme dies verhindern, sind die Eintragungen unverzüglich nach Behebung der technischen Probleme vorzunehmen.

§ 19 Export der Eintragungen

(1) ¹Nach Abschluss jedes Kalenderjahres sind die Eintragungen, die für dieses Kalenderjahr im Urkundenverzeichnis vorgenommen wurden, zeitnah in eine Datei zu exportieren. ²Die Datei ist mit der qualifizierten elektronischen Signatur des Notars zu versehen.

(2) ¹Die in die Datei exportierten Eintragungen sind bis zum Ablauf ihrer jeweiligen Aufbewahrungsfristen zu speichern. ²Die Speicherung hat im Elektronischen Urkundenarchiv zu erfolgen, wenn die Bundesnotarkammer eine besondere Funktion dafür vorsieht.

(3) ¹Werden an den Eintragungen im Urkundenverzeichnis Änderungen vorgenommen, so dass diese nicht mehr mit den in die Datei exportierten Eintragungen übereinstimmen, sind die Eintragungen erneut zu exportieren. ²Die Absätze 1 und 2 gelten insoweit entsprechend. ³Die Datei mit den früher exportierten Eintragungen bleibt gespeichert. ⁴Es genügt, wenn der erneute Export nur die Eintragungen umfasst, an denen die Änderungen vorgenommen wurden.

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§ 20 Persönliche Bestätigung

(1) ¹Durch den Notar persönlich bestätigt werden müssen

1. Änderungen und Zusätze, die eine Eintragung im Urkundenverzeichnis betreffen, und

2. Angaben zu Ausfertigungen (§ 15), unabhängig davon, wann diese erteilt werden.

²Der Inhalt von Änderungen oder Zusätzen und das Datum ihrer Vornahme müssen dauerhaft dokumentiert werden.

(2) Einer persönlichen Bestätigung nach Absatz 1 bedürfen nicht

1. die Löschung von Verzeichnisinhalten nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist,

2. die Hinzufügung von weiteren Angaben zu Verfügungen von Todes wegen nach § 9 Nummer 7, soweit es sich um Angaben nach § 16 Absatz 1 handelt, und von weiteren Angaben nach § 9 Nummer 8 oder

3. Änderungen und Zusätze sowie Angaben zu Ausfertigungen, bei denen aus dem Urkundenverzeichnis jederzeit nachvollziehbar ist,

a) durch wen sie erfolgt sind,

b) wann sie erfolgt sind und

c) welchen Inhalt sie haben.

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