Verordnung über den Betrieb eines Videokommunikationssystems für notarielle Urkundstätigkeiten (NotViKoV)

(1) Eine technische Zugangsberechtigung zum Videokommunikationssystem ist einzuräumen:

(2) 1Personen, die bei einer Amtsperson beschäftigt sind, kann eine technische Zugangsberechtigung eingeräumt werden. 2Technische Zugangsberechtigungen nach Satz 1 können in ihrem Umfang eingeschränkt werden.

(3) Für körperliche Zugangsmittel und Wissensdaten, die die in den Absätzen 1 und 2 genannten Personen für den Zugang zum Videokommunikationssystem verwenden, gilt § 5 Absatz 3 bis 5 der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse entsprechend.

(1) Die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 und 2 ist durch die Notarkammer einzuräumen.

(2) 1Die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 soll durch die zu vertretende Amtsperson eingeräumt werden. 2Wird die technische Zugangsberechtigung nicht durch die zu vertretende Amtsperson eingeräumt, so ist sie durch die Notarkammer einzuräumen.

(3) 1Die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 4 ist durch die Bundesnotarkammer einzuräumen. 2Bei Beteiligten und hinzugezogenen Personen setzt die Einräumung der technischen Zugangsberechtigung eine Registrierung unter Nachweis der Identität mittels eines elektronischen Identitätsnachweises oder Identifizierungsmittels nach § 16c Satz 1 des Beurkundungsgesetzes voraus. 3Bei Verwendung eines elektronischen Identitätsnachweises nach § 16c Satz 1 Nummer 1 des Beurkundungsgesetzes sind folgende Daten auszulesen und als Nutzerdaten zu speichern:

(4) 1Die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 2 Satz 1 ist von der Amtsperson einzuräumen, bei der die Person beschäftigt ist. 2Diese Amtsperson kann den bei ihr beschäftigten Personen auch die Befugnis einräumen, weitere technische Zugangsberechtigungen nach § 2 Absatz 2 Satz 1 zu erteilen. 3Befugnisse nach Satz 2 können in ihrem Umfang eingeschränkt werden. 4Der beschäftigenden Amtsperson im Sinne dieses Absatzes steht deren Notarvertretung gleich.

(1) Die Bundesnotarkammer hat im Zusammenwirken mit den Notarkammern sicherzustellen, dass eine technische Zugangsberechtigung endet, wenn

(2) Die Bundesnotarkammer hat sicherzustellen, dass eine technische Zugangsberechtigung im Fall des § 2 Absatz 1 Nummer 4 endet, sobald die zu dem Nutzer gespeicherten Nutzerdaten nach § 14 Absatz 2 Satz 5 zu löschen sind.

(3) Im Fall einer ständigen Vertretung soll die technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 durch die nach § 2 Absatz 1 Nummer 1 oder 2 zugangsberechtigten Person vorübergehend entzogen werden, solange keine Amtsbefugnis nach § 44 Absatz 1 Satz 1 der Bundesnotarordnung besteht.

(4) 1Eine technische Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 2 kann jederzeit durch die beschäftigende Amtsperson oder eine von dieser dazu ermächtigte Person entzogen werden. 2§ 3 Absatz 4 Satz 4 gilt entsprechend.

(5) 1Wird der Notar vorläufig seines Amtes enthoben, so hat ihm die Notarkammer die technische Zugangsberechtigung zu entziehen. 2Weitere technische Zugangsberechtigungen und Befugnisse im Sinne des § 2 Absatz 2 und des § 3 Absatz 4 Satz 2 bleiben hiervon unberührt. 3Sie können von dem Notar nicht mehr geändert oder widerrufen werden.

(6) 1Die Bundesnotarkammer kann einer Amtsperson, einer bei dieser beschäftigten Person oder einem Nutzer die technische Zugangsberechtigung vorübergehend entziehen, wenn die Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung besteht. 2Wenn die technische Zugangsberechtigung einer in § 2 Absatz 1 Nummer 1 bis 3 oder Absatz 2 Satz 1 genannten Person eingeräumt wurde, kann die vorübergehende Entziehung der technischen Zugangsberechtigung nach Satz 1 auch durch die Notarkammer erfolgen. 3Die vorübergehende Entziehung in den Fällen der Sätze 1 und 2 ist unverzüglich zu beenden, wenn die Gefahr einer missbräuchlichen Verwendung nicht mehr besteht.

(1) In einem Vorgang dürfen zu einer Urkundstätigkeit folgende Daten zusammengefasst werden:

(2) 1Die Bundesnotarkammer hat sicherzustellen, dass ausschließlich folgende Personen Zugriff auf einen Vorgang haben:

(3) 1Geht die Zuständigkeit der befassten Amtsperson für die Verwahrung ihrer Akten und Verzeichnisse auf eine andere Amtsperson über, so soll die befasste Amtsperson den Zugriff auf die Vorgänge, die sie erstellt hat oder mit denen sie auf Veranlassung eines Nutzers befasst ist, auf die andere Amtsperson überleiten. 2Wird der anderen Amtsperson der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 nicht durch die befasste Amtsperson übergeleitet, so ist er durch die Notarkammer einzuräumen. 3Die Einräumung erfolgt aufgrund eines Beschlusses des Vorstands der Notarkammer. 4Kann ein Beschluss des Vorstands nicht rechtzeitig herbeigeführt werden, so entscheidet der Präsident der Notarkammer. 5In diesem Fall ist die Entscheidung des Vorstands unverzüglich nachzuholen. 6Sobald der anderen Amtsperson der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 gewährt worden ist, gilt sie als die mit diesen Vorgängen befasste Amtsperson.

(4) 1Für die Dauer des Bestehens der technischen Zugangsberechtigung nach § 2 Absatz 1 Nummer 3 soll die zu vertretende Amtsperson der Notarvertretung den Zugriff auf die Vorgänge einräumen, die die zu vertretende Amtsperson erstellt hat oder mit denen sie auf Veranlassung eines Nutzers befasst ist. 2Wird der Notarvertretung der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 nicht durch die zu vertretende Amtsperson eingeräumt, so ist er durch die Notarkammer einzuräumen. 3Solange der Notarvertretung der Zugriff auf die Vorgänge nach Satz 1 eingeräumt ist, gilt sie als mit diesen Vorgängen befasste Amtsperson.

(5) Die Bundesnotarkammer hat es der befassten Amtsperson zu ermöglichen,

(6) 1Die Bundesnotarkammer hat sicherzustellen, dass Nutzerdaten innerhalb eines Vorgangs nur für folgende Personen einsehbar sind:

(1) Das Videokommunikationssystem hat folgende Funktionen zu ermöglichen:

(2) Die Bundesnotarkammer kann über die Funktionen des Videokommunikationssystems nach Absatz 1 hinaus weitere Funktionen anbieten, die der Anbahnung, der Vorbereitung, der Durchführung oder dem Vollzug einer Urkundstätigkeit dienen, insbesondere

(3) Die Gestaltung des Videokommunikationssystems einschließlich des Zugangs zu diesem soll die Anforderungen der Barrierefreiheit im Sinne der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung berücksichtigen.

(1) 1Das Videokommunikationssystem hat die technische Abwicklung der Videokommunikation im Wege der Bild- und Tonübertragung zu ermöglichen. 2Die Übertragung wird nicht aufgezeichnet.

(2) 1Das Videokommunikationssystem hat der Amtsperson die technische Leitung des Videokommunikationsvorgangs zu ermöglichen. 2Dazu gehört insbesondere die Möglichkeit, Nutzer von dem Videokommunikationsvorgang auszuschließen und den Videokommunikationsvorgang insgesamt zu beenden.

(1) Das Videokommunikationssystem hat die technische Abwicklung der Identitätsfeststellung der Beteiligten und hinzugezogener Personen durch die Amtsperson nach Maßgabe der folgenden Absätze zu ermöglichen.

(2) 1Das Videokommunikationssystem hat die Durchführung einer elektronischen Identifizierung anhand der in § 16c Satz 1 des Beurkundungsgesetzes genannten elektronischen Identitätsnachweise und Identifizierungsmittel zu ermöglichen. 2Zu diesem Zweck sind folgende Daten auszulesen und zum Zweck der Identitätsfeststellung sowie zu deren Dokumentation an die Amtsperson zu übermitteln:

(3) 1Das Videokommunikationssystem hat einen Lichtbildabgleich durch die Amtsperson zu ermöglichen. 2Hierzu ist mit Zustimmung des Inhabers das elektronische Speicher- und Verarbeitungsmedium eines in § 16c Satz 2 des Beurkundungsgesetzes genannten amtlichen Ausweises, Passes oder elektronischen Aufenthaltstitels nach dem Stand der Technik auszulesen. 3Die Echtheit und Gültigkeit des Ausweises, Passes oder elektronischen Aufenthaltstitels sowie die Manipulationsfreiheit der ausgelesenen Daten sind nach dem Stand der Technik zu prüfen. 4Von den ausgelesenen Daten sind an die Amtsperson zu übermitteln:

(1) Das Videokommunikationssystem hat die Übermittlung elektronischer Dokumente durch die Amtsperson an die Nutzer zur Durchsicht zu ermöglichen.

(2) 1Die Übermittlung zur Durchsicht gilt unabhängig vom Ort der technischen Speicherung des elektronischen Dokuments als erfolgt, sobald der Nutzer den vollständigen Inhalt des elektronischen Dokuments durchsehen kann. 2Diese Anforderung ist insbesondere erfüllt, wenn es dem Nutzer möglich ist, das elektronische Dokument zu speichern.

(1) Das Videokommunikationssystem hat nach Maßgabe der folgenden Absätze durch Einbindung einer qualifizierten Signaturerstellungseinheit folgenden Personen das Erstellen von qualifizierten elektronischen Signaturen und das Versehen elektronischer Dokumente mit diesen zu ermöglichen:

(2) Die von einer Amtsperson mittels des Videokommunikationssystems erstellte qualifizierte elektronische Signatur muss den Vorgaben des § 33 der Bundesnotarordnung entsprechen.

(3) 1Die von einem Beteiligten oder einer hinzugezogenen Person mittels des Videokommunikationssystems erstellte qualifizierte elektronische Signatur muss auf einem von der Bundesnotarkammer ausgestellten qualifizierten Zertifikat für elektronische Signaturen beruhen. 2Dieses qualifizierte Zertifikat muss auf Dauer prüfbar sein und auf der Grundlage eines der in § 16c Satz 1 des Beurkundungsgesetzes genannten elektronischen Identitätsnachweise oder Identifizierungsmittel ausgestellt werden. 3Die Erstellung der qualifizierten elektronischen Signaturen im Fernsignaturverfahren ist zu gewährleisten. 4Zur Ausstellung von qualifizierten Zertifikaten und zur Erstellung von qualifizierten elektronischen Signaturen dürfen folgende Daten ausgelesen werden:

(1) Soweit dies zur Registrierung eines Nutzers unter Nachweis seiner Identität nach § 3 Absatz 3 erforderlich ist, dürfen die nach § 3 Absatz 3 Satz 3 und 4 ausgelesenen Daten verarbeitet werden.

(2) Soweit dies zur Verwaltung von Nutzerdaten, zur Information von Nutzern oder zur Kommunikation mit Nutzern erforderlich ist, dürfen Nutzerdaten verarbeitet werden.

(3) Soweit dies zur Durchführung der Suche nach Notaren und Notariatsverwaltern nach § 8 Absatz 2 Nummer 1 erforderlich ist, dürfen folgende Daten verarbeitet werden:

(4) Soweit dies zur Durchführung der Identitätsfeststellung durch eine Amtsperson nach § 10 einschließlich der Echtheits- und Gültigkeitsprüfung und der Prüfung der Manipulationsfreiheit erforderlich ist, dürfen folgende Daten verarbeitet werden:

(5) Soweit dies zur Übermittlung elektronischer Dokumente durch die Amtsperson an Nutzer zur Durchsicht nach § 11 erforderlich ist, dürfen elektronische Dokumente verarbeitet werden.

(6) Soweit dies zur Ausstellung qualifizierter Zertifikate für elektronische Signaturen für Nutzer und zur Ermöglichung der Erstellung qualifizierter elektronischer Signaturen durch Nutzer erforderlich ist, dürfen die nach § 12 Absatz 3 Satz 4 ausgelesenen Daten verarbeitet werden.

(7) Soweit dies zur Anbahnung, zur Vorbereitung, zur Durchführung oder zum Vollzug einer Urkundstätigkeit durch eine Amtsperson erforderlich ist, dürfen die in einem Vorgang zusammengefassten Daten verarbeitet werden.

(1) 1In einem Vorgang zusammengefasste Daten dürfen für einen Zeitraum von zwei Jahren gespeichert werden, um sie den zugriffsberechtigten Personen nach Maßgabe des § 5 zu Informationszwecken zugänglich zu machen. 2Diese Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem der Vorgang abgeschlossen worden ist. 3Ein Vorgang gilt in dem Zeitpunkt als abgeschlossen, in dem zuletzt Änderungen in Bezug auf den Vorgang vorgenommen worden sind. 4Sobald die Speicherfrist abgelaufen ist oder sämtliche Nutzer, die nach § 5 Absatz 2 Satz 1 Nummer 3 Zugriff auf den Vorgang haben, die Löschung verlangen, ist die Zusammenfassung der Daten in dem Vorgang aufzuheben und sind die Sachverhaltsdaten und die elektronischen Dokumente des betreffenden Vorgangs unverzüglich zu löschen.

(2) 1Nutzerdaten dürfen für einen Zeitraum von zwei Jahren gespeichert werden, um sie dem Nutzer zum Zwecke der Nutzung des Videokommunikationssystems zugänglich zu machen. 2Diese Frist beginnt mit dem Ablauf des Kalenderjahres, in dem dem Nutzer die technische Zugangsberechtigung eingeräumt wurde. 3Die Frist beginnt erneut mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Nutzerdaten zuletzt in einem Vorgang zusammengefasst waren. 4Die Frist kann mit Zustimmung des Nutzers um jeweils zwei Jahre verlängert werden. 5Sobald die Speicherfrist abgelaufen ist oder der Nutzer die Löschung verlangt, sind die Nutzerdaten unverzüglich zu löschen.

(1) Zum Schutz und zur Gewährleistung der Sicherheit und Vertraulichkeit der mittels des Videokommunikationssystems erfolgenden Kommunikation, der damit verbundenen Datenübermittlung sowie der gespeicherten und zu speichernden Daten hat die Bundesnotarkammer insbesondere sicherzustellen, dass

(2) 1Die Bundesnotarkammer hat ein Funktions- und Sicherheitskonzept zu erstellen und umzusetzen. 2In diesem sind die einzelnen technischen und organisatorischen Maßnahmen festzulegen, die nach dem Stand der Technik Folgendes gewährleisten:

(3) 1Die Bundesnotarkammer hat in dem Funktions- und Sicherheitskonzept geeignete technische und organisatorische Maßnahmen festzulegen, um die Betriebsbereitschaft des Videokommunikationssystems zur Vornahme von Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation zu gewährleisten. 2Bei der Festlegung der folgenden Merkmale hat die Bundesnotarkammer insbesondere zu berücksichtigen, welche Auswirkungen diese auf die Datenübermittlung und die Funktionsfähigkeit des Videokommunikationssystems sowie auf seine Eignung zur Erfüllung der im Rahmen von Urkundstätigkeiten bestehenden notariellen Amtspflichten haben können:

(4) Datenschutzrechtlich verantwortlich ist

(5) Personen nach Absatz 1 Nummer 3 sind befugt, auf die mittels des Videokommunikationssystems übermittelten oder in dem System gespeicherten Daten zuzugreifen, wenn dies zur Durchführung von Wartungsarbeiten oder zur Beseitigung von Störungen des technischen Systems erforderlich ist.